Les dirigeants d’entreprise sont conscients que des programmes efficaces d'onboarding de collaborateurs sont indispensables pour aider les nouvelles recrues à acquérir les bases de leur travail, comprendre la culture d’entreprise et s’assurer qu’ils disposent des outils nécessaires pour réussir.
À une époque où la distanciation sociale est non seulement encouragée, mais aussi obligatoire dans de nombreux endroits, comment les entreprises peuvent-elles veiller à ce que leurs collaborateurs à distance soient directement opérationnels ? Ces quelques conseils vous aideront à éviter les soubresauts de vos pratiques d’intégration lors de leur déploiement dans le monde virtuel.
Investissez dans la bonne technologie
Si votre entreprise fournit un ordinateur portable, un téléphone ou d’autres équipements de bureau à vos nouveaux collaborateurs à distance, veillez à leur faire parvenir ces articles avant le premier jour de travail.
Le recours à des technologies telles que l’e-mail, les webcasts et les plateformes internes où le contenu est facilement accessible est crucial. Le problème d’intégration le plus fréquemment rencontré réside dans une configuration inadaptée de la technologie (téléphone, ordinateur, accès sécurisé, etc.). Le manque de fournitures nécessaires suit en deuxième position. Avoir accès aux bons outils et à la bonne technologie dès le départ indique à vos nouveaux collaborateurs que vous les considérez comme une priorité.
Si les nouveaux collaborateurs interagissent intensivement avec la personne qui dirige le processus d’intégration, il peut s’avérer difficile pour les entreprises d’écarter les autres membres de l’équipe de leurs tâches quotidiennes pour rencontrer le collaborateur. L’onboarding à distance ne fait qu’exacerber ces défis, car sans contact direct, il est encore plus compliqué pour les collaborateurs à distance d’établir des relations constructives avec leurs pairs et leur responsable. Utilisés efficacement, les logiciels de visioconférence tels que Skype Entreprise ou Zoom offrent des solutions logiques à ce problème.
Définissez des attentes réalistes
De nombreux professionnels attirés par les options de télétravail sont incroyablement assidus et autonomes. Cependant, les collaborateurs à distance peuvent ressentir le besoin de prouver qu’ils travaillent sans relâche pour maintenir leur visibilité. Certains d’entre eux peuvent ainsi commencer à présenter des symptômes de burn-out ou se sentir inappréciés face à leurs tentatives de reconnaissance.
Les responsables peuvent empêcher ces problèmes de survenir en définissant dès le départ des horaires adaptés à l’individu et en développant des routines pour les nouvelles recrues. Des travailleurs à distance conscients des attentes sont plus enclins à s’octroyer la possibilité de se ressourcer et participent de manière constructive.
Encouragez une culture de soutien au sein de l’équipe
Une rencontre entre le nouveau collaborateur et les personnes qui prennent les décisions clés au niveau du département ou les collègues avec lesquels il pourrait travailler peut s’avérer bénéfique. Inviter les collaborateurs à distance à participer à une réunion d’équipe virtuelle est un excellent moyen de les aider à se sentir intégrés et peut leur fournir des informations précieuses sur les modes d'interaction entre les membres de l’équipe, le déroulement d’une journée type et le fonctionnement de l’organisation. Par ailleurs, attribuer aux nouveaux collaborateurs un mentor qu’ils peuvent rencontrer via Zoom ou FaceTime leur montre à quel point l’entreprise soutient leur développement personnel. Cela offre également aux deux parties l’occasion de faire connaissance et de former un partenariat fructueux.
Créez un plan de coaching
Les responsables doivent saisir cette opportunité dès le début afin d’établir une relation avec les nouveaux membres de l’équipe et les aider à comprendre comment l’équipe et l’entreprise sont organisées. Prévoyez de faire le point à intervalles fréquents et réguliers et tenez à l’œil l’évolution de vos nouvelles recrues.
Gardez à l’esprit qu’ils pourraient taire les éventuelles difficultés qu’ils éprouvent par désir d’être considérés comme compétents. Posez à votre collaborateur à distance quelques questions ouvertes pour permettre des éclaircissements et clarifier toute confusion. Planifiez une réunion hebdomadaire pour répondre à leurs questions, approfondissez les attentes professionnelles, discutez davantage de la culture de l’entreprise et de l’équipe et parlez de leurs priorités et de leurs objectifs.
Le télétravail peut constituer un défi pour les individus habitués à un espace de travail traditionnel. Il est donc du devoir des responsables de veiller à ce que les nouvelles recrues virtuelles puissent être opérationnelles dès le premier jour. En période d’incertitude, il est d’autant plus important de maintenir les lignes de communication ouvertes et de donner la possibilité de poser des questions et de donner du feed-back. Des collaborateurs à distance qui se sentent connectés à leur équipe et à leur entreprise sont plus motivés à contribuer de manière positive et tangible.
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