Avec le nombre croissant d’employés autour du globe qui doivent se connecter de chez eux sans avoir jamais, ou rarement, travaillé à distance, les managers sont confrontés à un défi de taille pour aider leurs équipes à rester efficaces tout en s’adaptant à un mode de travail inconnu.

Dans un récent sondage mené au Canada par Robert Half, 54 % des senior managers déclarent que leur entreprise a étendu les possibilités de télétravail au cours des trois dernières années. Un sondage séparé mené auprès des travailleurs dévoile cependant que les principaux motifs de dissuasion évoqués par les personnes qui disposent de cette possibilité sans y avoir recours sont les suivants : ne pas disposer de la bonne technologie (47 %), se sentir moins productif (31 %), manquer des occasions (25 %) et se sentir seul (19 %).

Ces faits soulignent que le télétravail est un avantage qui doit être mis en œuvre de manière réfléchie. Diriger une équipe qui n’a pas beaucoup de contacts directs (surtout si elle n’y est pas habituée) représente un défi de taille.

Comment créer l’engagement et la cohésion au sein d’un groupe lorsque chacun est dispersé à travers la ville, voire dans différents pays ? Comment favoriser l’esprit de solidarité, une culture de travail positive et offrir leadership et soutien à distance ?

Cela n’a rien d’évident. Heureusement, les stratégies suivantes peuvent vous aider à gérer une équipe dispersée et à maintenir chacun de ses éléments productif et connecté.

Donnez la priorité absolue à la communication

Lorsque les membres de votre équipe travaillent selon des horaires différents et à différents endroits, vous devez vous assurer que les informations pertinentes sont facilement — et fréquemment — communiquées. Au risque d’avoir une équipe désarticulée et improductive.

Communiquer les attentes, mettre en place des processus de documentation et de partage et faire en sorte que le personnel se sente à l’aise avec la technologie, les outils et les ressources qu’il utilise est la clé d’une transition en douceur vers le télétravail.

Vous devrez également fournir du contexte pour chaque projet, ce qui implique de disposer d’informations générales sur l’historique d’un projet et sur les différentes responsabilités de chacun dans l’équipe. Les informations contextuelles doivent être documentées de manière centralisée, comme dans un document Google Doc, site Teams ou wiki auquel tous les membres de l’équipe ont accès. D’autres informations de base, telles que les calendriers du projet et les horaires de travail des membres, doivent également être à jour et disponibles.

Une simple application de calendrier en ligne, par exemple, peut contribuer à garantir que tous les membres de votre équipe, du télétravailleur à l’employé sur site en passant par l'intérimaire, peuvent facilement partager et visualiser les derniers détails de l’horaire dans un seul endroit.

Quelle que soit la technologie utilisée, tout le monde doit être sur la même longueur d’onde concernant le fonctionnement des outils et les motifs qui justifient leur utilisation — et être ouvert aux nouvelles options de communication. N’ayez pas peur d’essayer des outils et d’y renoncer par la suite. La meilleure façon de s’assurer que tous les membres de votre équipe restent connectés et productifs est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour eux. Et parfois, cela nécessite de passer par des essais et des erreurs.

Restez en contact au quotidien sans tomber dans la microgestion

Lors de la création d’un calendrier pour votre équipe, définissez les heures auxquelles vous vous réunirez (virtuellement) et les heures auxquelles vous ferez le point individuellement avec chaque membre. Communiquez également à votre personnel comment et quand il peut vous joindre tout au long de la journée de travail. Les employés hors site n’ont en effet pas la possibilité de passer par votre bureau pour poser des questions ou obtenir du feed-back.

L’essentiel consiste à ne jamais laisser un télétravailleur ou un travailleur à distance se sentir isolé. En dehors des réunions de département et individuelles que vous planifiez, essayez d’établir un contact par message instantané ou par e-mail avec tout le monde au moins une fois par jour. Mieux encore : décrochez le téléphone pour une brève conversation. Communiquer verbalement pour transmettre les détails d’un projet ou un message important est souvent plus efficace — et efficient — que par écrit. Cela permet également de nouer des relations personnelles avec ses collègues.

Attention toutefois à ne pas tomber dans la microgestion. Les télétravailleurs doivent avoir le sentiment que leur responsable estime qu’ils travailleront aussi dur qu’ils le feraient au bureau, en prestant des heures similaires, en respectant les délais et en maintenant la productivité. Prendre contact inutilement plusieurs fois par jour simplement pour voir comment les choses se passent peut donner à vos employés l’impression que vous ne leur faites pas confiance.

Réservez du temps aux contacts visuels

S’il est important de rassembler toute votre équipe à l’occasion, les contacts rapprochés ne sont pour l’instant pas recommandés. La vidéoconférence est donc la solution la mieux adaptée.

Voir le visage de chacun aide les gens à se sentir plus proches les uns des autres, peu importe l’endroit où chacun se trouve. Observer les mimiques de chacun en train de parler, rire et écouter aide l’équipe à comprendre le ton, les styles de communication et le sens de l’humour des autres, et peut l’aider à mieux se comprendre lorsqu’elle communique par e-mail et par SMS.

Par ailleurs, voir vos employés — même virtuellement — vous aide (et les aide) à vous (se) sentir plus connecté(s). Et pouvoir lire vos expressions faciales et votre langage corporel contribue à éviter les malentendus lorsque vous donnez du feed-back. Donc, avant de décrocher votre téléphone ou de rédiger un e-mail, demandez-vous si l’envoi d’une invitation à un chat vidéo ne constitue pas une meilleure option.

Insistez sur l’équilibre travail-vie privée

Proposer des options de travail flexibles, comme un arrangement à distance, n’est pas seulement un grand avantage pour vos employés ; c’est aussi un moyen d’établir une culture d’équilibre travail-vie privée. Pouvoir travailler à distance et éviter les longs trajets sont des avantages qui peuvent donner aux membres de votre équipe plus de contrôle sur leur vie. Et augmenter leur satisfaction et leur fidélité au travail.

Dans des moments tels que ceux que nous vivons actuellement, la possibilité de travailler à distance peut être synonyme de plus grande tranquillité d’esprit pour les travailleurs potentiellement anxieux d’emprunter les transports en commun, de travailler dans des immeubles de bureaux animés ou même de contaminer inconsciemment autrui.

Cependant, en adoptant le style de vie des télétravailleurs, les professionnels dévoués peuvent facilement se transformer en bourreaux de travail. Dès lors, encouragez les employés à distance à bien gérer leur temps. Définissez vos heures de début et de fin et demandez aux télétravailleurs de faire de même. Et veillez à respecter leurs horaires. Dans la mesure du possible, abstenez-vous de les contacter en dehors des heures de bureau. Et n’attendez pas de réponse lorsqu’ils sont déconnectés.

Maîtrisez ces stratégies maintenant pour garantir la réussite de l’avenir

Le télétravail ne fera que gagner en popularité — et deviendra peut-être une nécessité dans certaines circonstances. En tant que responsable, il est de votre devoir d’aider les employés sur site, télétravailleurs, travailleurs à distance, indépendants et consultants de votre équipe à se sentir connectés les uns aux autres, à leur travail et à l’entreprise dans son ensemble.

Votre volonté d’encourager l’esprit d’équipe et la cohésion peut stimuler le moral et la productivité. Et, à l’heure où le monde du travail s’entremêle de plus en plus, vous prépare à devenir un leader efficace du monde de demain.

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