Het functieprofiel vormt de kern van een vacature. Geïnteresseerde professionals beslissen op basis van die profielschets om zich al dan niet kandidaat te stellen voor de job. Het is dus van groot belang om het functieprofiel (dat wil zeggen: een omschrijving van de competenties en kennis die nodig zijn om de job uit te oefenen) zorgvuldig op te stellen, zodat het haalbaar en realistisch is én u er de perfecte kandidaten mee aanspreekt.

Analyseer de functie

Een accuraat functieprofiel opstellen begint met een grondige analyse van de vacante functie. Hoe wordt die door de huidige medewerker precies ingevuld? Ga na wat de kernactiviteiten zijn van de job en welke verantwoordelijkheden daarmee gepaard gaan. Beslis vervolgens of dat zo moet blijven of niet. Misschien is het opportuun om de functie uit te breiden met meer verantwoordelijkheden, of om daarentegen juist bepaalde zaken uit te besteden aan andere interne of externe specialisten? Overleg bij twijfel met de rest van het team of uw hr-collega’s, om zo samen tot een ideale invulling van de job te komen. Het zal de duidelijkheid van de vacaturetekst alleen maar verscherpen. En hoe duidelijker de functieomschrijving, hoe groter de kans dat de juiste kandidaten zich aandienen.

Wat moet het functieprofiel bevatten?

Het functieprofiel omschrijft eerst en vooral de concrete jobinhoud. Welke taken moet de nieuwe werknemer vervullen en welke verantwoordelijkheden moet hij of zij opnemen? Wees precies en omschrijf ook welke resultaten verwacht worden. Zo kunt u het functieprofiel in de nabije toekomst ook gebruiken als check bij het eerste functioneringsgesprek. Hoe ver is uw nieuwbakken werknemer na zes maanden of een jaar gevorderd in zijn of haar functie?

Daarnaast bevat het functieprofiel ook informatie over:

• praktische zaken als salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, dienstverband (vast of tijdelijk, voltijds of deeltijds, …), …
• plaats van de functie binnen het organigram van uw organisatie
• vereiste opleiding en werkervaring
• competenties en kennis (talen, analytisch vermogen, leidinggevende capaciteiten, …)
• persoonsgebonden kenmerken

Voordelen van een correct en haalbaar functieprofiel

Een correct functieprofiel opstellen vergt wat tijd en energie, maar het levert u ook wat op. Wanneer het functieprofiel volledig op maat van de functie gesneden is, trekt u de juiste kandidaten aan – namelijk zij die zich niet alleen aangesproken voelen door de jobomschrijving, maar daarnaast ook over de gevraagde kennis en competenties beschikken. Is het functieprofiel snel-snel en zonder veel onderzoek en overleg opgesteld, dan loopt u het risico een medewerker aan te werven die na enkele maanden (of zelfs weken) ontslag neemt omdat de baan toch niet helemaal was wat hij of zij had verwacht.

Dit zijn de grootste valkuilen bij het opstellen van functieprofielen:

• De omschrijving van de job is te vaag. Wees zo duidelijk en eerlijk mogelijk: een junior-functie vereist minder jaren ervaring dan een senior-functie, bijvoorbeeld.
• De eisen zijn te hoog. Als u vasthoudt aan de eis van een specifiek masterdiploma, loopt u de kandidaten die wel over relevante ervaring maar niet over het juiste diploma beschikken, misschien mis.
• De eisen zijn te laag. Helemaal géén diploma-eisen vooropstellen, maakt de vacature te breed, waardoor u wellicht veel niet-geschikte kandidaten aantrekt.