Operationele veerkracht vinden tijdens de coronacrisis

Geplaatst door Robert Half op 25/05/2020

Door toenemende risico’s, bijvoorbeeld op het vlak van cyberveiligheid, is operationele veerkracht het afgelopen decennium voor veel bedrijfsleiders steeds belangrijker geworden.

Door de ongeziene impact van het coronavirus op de activiteiten, werknemers, leveranciers, technologie en zelfs de klanten is de capaciteit van een bedrijf om dergelijke disrupties aan te kunnen en de dienstverlening te waarborgen meer dan ooit prioritair.

Bedrijven moeten kunnen buigen zonder te breken. Het beste wat ze kunnen doen, is inspelen op de verandering in plaats van ertegenin te gaan. In plaats van de schade op korte termijn te beperken moeten bedrijfsleiders inspelen op de veranderende markt en risico’s door hun bedrijfsprotocollen aan te passen om veerkrachtig en doeltreffend te zijn en te kunnen overleven op lange termijn.

Door bij de besluitvorming te focussen op de behoeften op korte én lange termijn, snel te handelen, toekomstbestendige technologieën in te zetten en prioriteit te geven aan relatiebeheer kunnen leiders een concurrentiële niche creëren die de huidige disruptie kan doorstaan, en zich ontpoppen tot economische leiders in het postcoronatijdperk.

Met deze tips geeft u de operationele veerkracht van uw bedrijf een boost.

Speel weloverwogen in op verandering

De basis van operationele veerkracht bestaat er altijd in te begrijpen wat het minimaal levensvatbare bedrijfsmodel is om aan de behoeften van de klant te blijven voldoen en de financiële prestaties gedurende de crisis te waarborgen. Een dergelijke roadmap leert bedrijven in hoeverre ze een verstoring van hun activiteiten of bedrijfsprioriteiten aankunnen en toch een aanvaardbare standaard kunnen aanhouden. Op basis daarvan kunnen ze weloverwogen, pragmatische beslissingen nemen over hoe ze moeten reageren op veranderende omstandigheden.

Zo hebben de overheidsrichtlijnen inzake social distancing een grote impact op het personeel dat gewoonlijk op kantoor werkt. De uitdaging bestaat er dan ook in een optimale werkindeling te bepalen om veilig te kunnen werken en de noodzakelijke productiviteit, samenwerking en output te garanderen om de kritieke bedrijfsprioriteiten te vervullen.

Die inzichten helpen om passende oplossingen te bepalen, zoals een schema voor essentieel personeel op kantoor, de vereiste hardware, platformen en protocollen om veilig te telewerken, of nieuwe methoden om contact te houden met klanten zonder te reizen of elkaar persoonlijk te ontmoeten.

Snel en wendbaar reageren

Dit zijn uitzonderlijke tijden en het is vooral van belang om snel en wendbaar te zijn. Pragmatisme is vaak beter dan perfectionisme in een snel veranderende situatie als deze. Wie te lang werkt aan een perfecte oplossing, schiet zijn doel wellicht voorbij. Bedrijven moeten eerder een weloverwogen trial-and-erroraanpak hanteren door snel kleine veranderingen te implementeren om de disruptie in te dijken en de kritieke activiteiten voort te zetten. Innovatie vloeit vaak voort uit noodzaak en nieuwe mogelijkheden omarmen kan leiden tot praktische langetermijnoplossingen.

Snel reageren op veranderingen vereist een iets grotere foutenmarge. Een weloverwogen stappenplan met opties voor de besluitvorming kan echter samen met een grotere focus op evaluatie en feedback voor evenwicht zorgen. Geef prioriteit aan regelmatige feedback met zowel gekwantificeerde resultaten als kwalitatieve input van operationele teams en stakeholders om oplossingen verder te verfijnen, waar nodig bij te sturen en zo het effect van de veranderingen te maximaliseren.

Controleer de IT-infrastructuur en -tools van uw bedrijf

Bij een versoepeling van de coronamaatregelen zullen bedrijven wellicht evolueren naar gemengde teamomgevingen, waarbij afwisselend op kantoor en thuis gewerkt wordt. Aangezien het op korte termijn weinig waarschijnlijk is dat alle medewerkers ineens weer aan de slag kunnen in dezelfde kantooromgeving, zullen de opties voor afstandswerk bepalend zijn voor uw bedrijfscontinuïteit.

Het is dan ook belangrijk om uw IT- en computersystemen grondig te controleren om te zorgen dat uw personeel toegang heeft tot alle tools en functies die ze nodig hebben om hun taken in alle veiligheid thuis uit te voeren.

Ga op zoek naar groeikansen door verandering

Nu bedrijven zich voortdurend moeten aanpassen aan veranderende gezondheids- en overheidsmaatregelen (aanpassing van de werkomgeving, afstandswerk, snel upgraden van de technische infrastructuur om telewerk mogelijk te maken enz.), moeten ze die veranderingen niet gewoon doorvoeren, maar echt omarmen om de bedrijfscontinuïteit en dienstverlening te garanderen.

Een van de kansen die ze kunnen benutten, is technologie voor telewerk implementeren. Door het coronavirus is de evolutie naar telewerk die in vele bedrijven al volop aan de gang was, in een stroomversnelling terechtgekomen. Heel wat bedrijven zagen zich genoodzaakt om hun technologie aan te passen aan deze nieuwe manier van werken. In plaats van dit te zien als een eenmalige reactieve uitgave, zijn er opportuniteiten om te investeren in toekomstbestendige technologie die op de lange termijn flexibele werkregelingen ondersteunt, om software in te voeren en te testen die samenwerking op afstand mogelijk maakt, om servers over te hevelen naar de cloud en om de cyberbeveiliging van gegevensopslag in de cloud te versterken en de activiteiten op afstand beter te beveiligen.

Geef prioriteit aan relatiebeheer

De impact van COVID-19 is alomtegenwoordig. Bedrijven die transparant en betrouwbaar blijven tegenover hun externe stakeholders, kunnen een duurzame en veerkrachtige langetermijnrelatie uitbouwen die beide partijen ten goede komt. Operationele veerkracht werkt in twee richtingen. Probeer dus zo goed mogelijk tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van uw klanten zonder dat dit ten koste gaat van uw bedrijfsprioriteiten.

Doordat de wereldwijde economische vooruitzichten niet meteen rooskleurig zijn, is het bevorderen van de klantentrouw cruciaal om op langere termijn stand te kunnen houden. Werk samen met de klanten om te voldoen aan hun behoeften met aangepaste activiteiten. Begrijp welke nieuwe behoeften misschien zijn ontstaan in de huidige omstandigheden en hoe u daarop kunt inspelen.

Wees bovendien realistisch over eventuele wijzigingen in uw dienstverlening om onvervulde verwachtingen of wantrouwen te voorkomen.

Geef leiding met empathie

Vrijwel elk aspect van de bedrijfsvoering ondervindt risico's door het coronavirus. De betrokkenheid en productiviteit van het bestaande personeel optimaliseren is dan ook een belangrijk focuspunt, dat sterk leiderschap en ondersteuning vereist. Het gaat niet alleen om het inzetten van de juiste technologie, maar ook om het aanpassen van de processen en het begeleiden van het personeel bij een dergelijke immense verandering.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat seniormedewerkers het goede voorbeeld geven door nieuwe communicatieprotocollen toe te passen, werknemers de nodige middelen en opleiding te geven om vlot op afstand te kunnen werken, medewerkers de nodige flexibiliteit te bieden om aan hun persoonlijke behoeften te voldoen en duidelijk en open te communiceren om iedereen op de hoogte te houden, te ondersteunen en te betrekken.

Organisatorische veerkracht is essentieel om een levensvatbaar bedrijfsmodel op te bouwen dat sterk genoeg is om deze turbulente periode te doorstaan. Leiders moeten een wendbaar veranderingsmanagement implementeren door snel te reageren op de uitdagingen, prioriteit te geven aan empathisch relatiebeheer en toekomstbestendige beslissingen te maken met het oog op economische groei in het postcoronatijdperk.

Meer blogposts...