Hoe voert u een sollicitatiegesprek op afstand?

Geplaatst door Robert Half op 01/04/2020

Nu wereldwijd steeds meer mensen – en dus ook recruiters – buiten kantoor werken, worden sollicitatiegesprekken op afstand steeds gebruikelijker. Dergelijke gesprekken zijn niet alleen praktischer, maar ook goedkoper dan persoonlijke gesprekken. Zeker wanneer de sollicitant in een andere stad of provincie woont.

De meeste managers zijn wel al vertrouwd met allerlei onlinemeetings, maar niet iedereen weet hoe hij of zij een videosollicitatie moet leiden. Met deze tips bent u optimaal voorbereid om van elke videosollicitatie een succes te maken.

Improviseer niet. Onlinesollicitaties komen steeds vaker voor, maar dat neemt niet weg dat ze toch wel wat voorbereiding vereisen. Als interviewer is het onder meer uw verantwoordelijkheid om de kandidaat vooraf te informeren over de details van de sollicitatie op afstand. Bepaal wie het initiatief neemt voor de oproep en via welk digitaal vergaderplatform dat zal gebeuren. Bezorg de sollicitant ook de namen en functietitels van eventuele andere personen die zullen deelnemen aan het gesprek. Door duidelijk te communiceren over de details van de sollicitatie stelt u de kandidaat gerust en zorgt u dat het hele proces vlotter verloopt.

Test uw technologie om storingen te voorkomen. Test een dag van tevoren uw videoconferentieplatform – Skype for Business en Zoom worden het vaakst gebruikt – en voorzie voldoende tijd om eventuele technische mankementen op te lossen. Controleer uw camera, microfoon en internetverbinding en zorg dat u uw inloggegevens kent, zeker als het al een tijdje geleden is dat u de videoconferentie-app of -tool nog hebt gebruikt. Als u uw laptop of tablet gebruikt, controleer dan uw wifiverbinding en zorg dat uw apparatuur opgeladen is en klaar is voor gebruik.

Zorg voor een plan B. Wat als het platform dat u van plan was te gebruiken ondanks al uw voorbereidingen toch niet werkt? Zorg dat u het e-mailadres en het telefoonnummer van de kandidaat bij de hand hebt, zodat u hem of haar makkelijk kunt contacteren. Mogelijk moet u de videosollicitatie dan vervangen door een telefonisch gesprek.

Een ander veelvoorkomend probleem – vooral als u of de kandidaat thuiswerkt – is de bandbreedte. Als er meerdere personen tegelijk online zijn in een appartement of woning, kan dat leiden tot vertragingen of andere problemen met videoconferentietools. Hoewel dat niet ideaal is, kunt u het probleem proberen te omzeilen door de videofunctie van uw app uit te schakelen. U kunt dan nog steeds met elkaar praten via hetzelfde platform, maar dan zonder beeld. Een andere optie is een nieuw gesprek inplannen op een moment dat er bij u thuis minder mensen online zijn.

Vermijd elke afleiding. Schakel meldingen en chats uit tijdens het gesprek en hang een briefje aan uw deur met de boodschap dat u niet beschikbaar bent. Voer geen sollicitatiegesprekken op afstand in drukke ruimtes in uw woning of op openbare plaatsen. Dat is storend voor zowel de mensen rondom u als de sollicitant.

Probeer bovendien niet te veel te bewegen tijdens een videosollicitatie. Als u voortdurend beweegt of rondloopt, kan het voor de sollicitant moeilijk zijn om zich op het gesprek te concentreren.

Geef een professionele indruk. Draag dezelfde kleren als op het werk, ook al bent u thuis. Zorg verder dat er tijdens het videogesprek geen storende elementen te zien zijn op de achtergrond. Bij veel videoconferentie-apps kunt u trouwens een lege achtergrond instellen.

Wees goed voorbereid. Druk het cv van de sollicitant en uw lijst met vragen af. Meld u enkele minuten vroeger aan om zeker te zijn dat alles goed werkt, zodat u in alle rust aan het gesprek kunt beginnen.

Let op uw toon en gezichtsuitdrukking. Spreek op een rustige toon en articuleer goed. Vergeet echter niet om op de juiste momenten te (glim)lachen, net als bij een persoonlijk gesprek. U wilt immers tonen dat u aandacht hebt voor uw gesprekspartner.

Laat bovendien enkele seconden pauze na een zin of nadat u een vraag hebt gesteld. Zo voorkomt u dat er door elkaar gepraat wordt. En hoe moeilijk het ook is – vergeet niet in de cameralens te kijken als u aan het woord bent, in plaats van naar uzelf of uw gesprekspartner te kijken op het scherm!

Zorg voor een sterke afsluiter. Informeer sollicitanten aan het einde van het gesprek duidelijk over de volgende stappen en nodig hen uit om hun vragen te stellen. Vergeet hen ook niet te bedanken voor hun tijd.

Uiteindelijk vertegenwoordigt u uw bedrijf tijdens een online sollicitatie. Als u in staat bent om een doeltreffende videosollicitatie te voeren, laat dat bij sollicitanten een positieve indruk na, zowel over uzelf als over uw bedrijf.

Meer blogposts...