Nieuwe medewerkers op afstand onboarden – een checklist

Geplaatst door Robert Half op 03/12/2020

Onboarding van nieuwe werknemers is cruciaal om ervoor te zorgen dat zij – en dus ook uw organisatie – een zo goed mogelijke start ervaren. Zo voorkomt u ook dat ze er na een korte tijd al de brui aan geven vanwege niet waargemaakte verwachtingen.

In de huidige periode vinden veel onboardingsprocessen op afstand plaats. Dat maakt het misschien moeilijker om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven, maar zeker niet onmogelijk. Met deze checklist weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet in het remote onboardingsproces en geeft u uw nieuwe collega’s een vliegende start.

Lees ook: Succesvolle onboarding van thuiswerkers: 4 tips 

Stap 1: het contract

Ten eerste is het noodzakelijk dat HR op de hoogte is van de komst van uw medewerker. Ook moet die collega beschikken over de nodige middelen om vanuit huis te kunnen werken – denk aan een laptop, e-mailadres en telefoon. Zijn deze zaken geregeld, dan kan u aan de slag om uw collega zich écht welkom te laten voelen. Stuur hem of haar, eventueel al vóór de startdatum, een welkomstmail. Vergeet ook de rest van het team niet te informeren en stel eventueel een virtuele mentor of ‘buddy’ aan. Deze persoon kan helpen om alle vragen van de nieuwe collega te beantwoorden en kan bovendien zorgen voor meer begrip van zijn of haar rol binnen de organisatie.

Ook een welkomstpakket mag niet vergeten worden. Denk daarbij aan relevante informatie zoals een lijst met telefoonnummers van alle collega’s, eventueel inclusief foto’s, beleid van de organisatie, en eventueel informatie over hoe uw organisatie omgaat met thuiswerken. Maar wilt u daar bijvoorbeeld een fles bubbels, chocolade of bloemen aan toevoegen – niemand die u tegenhoudt.

Stap 2: een week voor de eerste werkdag

Vanaf het moment dat uw collega start, wilt u dat hij of zij direct aan de slag kan en niet eerst nog dagen of zelfs weken bezig moet zijn om praktische zaken te (laten) regelen. Denk hierbij aan het inplannen van (digitale) kennismakingen met collega’s, de HR-afdeling en andere belangrijke interne en externe stakeholders. Zet ook terugkerende afspraken alvast in zijn of haar agenda.

Stap 3: de eerste werkdag

Als u de checklist hierboven goed hebt gevolgd, beschikt uw nieuwe medewerker vanaf de eerste dag over de benodigde middelen. Controleer wel zo snel mogelijk of dit inderdaad zo is, of hij/zij alles begrijpt en of er misschien nog meer nodig is. Dit doet u door op de eerste dag een virtuele onboardingmeeting in te plannen. Los van antwoord op deze vragen is zo’n meeting ook de uitgelezen kans om nog wat achtergrond van de organisatie toe te lichten. Zoals de missie en visie, de kernwaarden, de organisatiestructuur en ambities voor de toekomst. Wilt u uw nieuwe collega zich extra welkom laten voelen, zorg er dan voor dat er een welkomstmail in zijn inbox zit – idealiter van zijn directe manager of een directielid.

Stap 4: een paar weken later

Na de eerste drukke weken vol kennismaking wordt het waarschijnlijk wat rustiger voor uw nieuwe collega. Wat niet betekent dat u het maar op zijn beloop moet laten. Slimmer is het om regelmatig even in te checken om te vragen hoe het gaat. Voelt hij/zij zich een beetje thuis? Heeft hij/zij het gevoel vooruit te komen? Zijn er zaken waar hij/zij tegenaan loopt? Zijn er dingen die u kan doen om het onboardingsproces te verbeteren? Misschien komt ook wel naar boven dat er bepaalde trainingen nodig zijn om zijn of haar werk nog beter te kunnen doen. Ga dan op zoek naar een online variant van deze training, en plan die zo snel mogelijk in.

Stap 5: drie tot zes maanden later

Ook als uw medewerker wat langer aan het werk is bij uw organisatie is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden. Niet alleen om de onboarding voor hem of haar zo soepel mogelijk te laten verlopen, ook heeft hij of zij mogelijk wel relevante tips of suggesties om dit proces nog verder te verbeteren. Na een halfjaar is het ook de tijd om de taken van uw nieuwe medewerker te evalueren en doelstellingen aan te passen indien nodig. Zorg ervoor dat de medewerker zich erkend voelt, bijvoorbeeld door prestaties te delen in een digitale teammeeting en echt open te staan voor zijn of haar feedback.

Wilt u zeker weten dat uw onboardingsproces op orde is – óók op afstand? Gebruik onze gratis onboarding-checklist.


Maak kennis met de ervaren recruiters van Robert Half, zodat u een getalenteerd team van medewerkers kunt samenstellen of uw carrière vooruit kunt helpen. Robert Half is actief op meer dan 300 locaties wereldwijd, met 12 kantoren in België en Luxemburg waaronder ons recruiting bureau in Gent, en kan u helpen waar en wanneer u dat nodig heeft en kan u helpen bij de werving van leidinggevend profielen, waar en wanneer u dat nodig heeft.

Meer blogposts...