Informatie over de bescherming van klokkenluiders
bij Robert Half

De Whistleblower Protection Act (Wet op de Bescherming van Klokkenluiders) verplicht bedrijven om mensen te beschermen die mogelijk wangedrag of geconstateerde overtredingen met betrekking tot de Onderneming melden. Er bestaan ook bindende, uniforme normen over hoe klokkenluiders klachten moeten kunnen melden en hoe ze vervolgens beschermd kunnen worden, bijvoorbeeld tegen discriminatie.

Alleen al daarom is het bijzonder belangrijk dat Robert Half altijd handelt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, eventuele overtredingen voorkomt of onmiddellijk verhelpt en klokkenluiders het nodige gevoel van veiligheid geeft om te kunnen rapporteren zonder bang te hoeven zijn voor intimidatie of benadeling.

Ten slotte heeft Robert Half zijn klokkenluidersregeling zo ontworpen dat je je zorgen kan uiten over wangedrag of grieven binnen de Onderneming zonder angst voor pesterijen, discriminatie, benadeling of ontslag. Je moet ook worden aangemoedigd en in staat worden gesteld om ernstige problemen zo snel mogelijk te melden, zodat ze naar behoren kunnen worden onderzocht in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Als je je zorgen maakt of weet dat er sprake is van wangedrag of overtredingen in verband met de activiteiten van Robert Half, vragen we jou om ons dat op één van de volgende manieren te laten weten:

Klokkenluidersregeling voor de dochterondernemingen (Protiviti en Robert Half) van Robert Half Inc. in België, Nederland, Frankrijk, Duitsland en Italië (de "Klokkenluidersregeling")

1. Over dit beleid

1.1 Robert Half Inc. ("Robert Half") en zijn dochterondernemingen (Robert Half en Protiviti), waaronder uw werkgever ("Bedrijf"), hebben een Code of Business Conduct and Ethics ("Code") geïmplementeerd die hun inzet voor ethiek en integriteit weerspiegelt. De Code stelt verwachtingen voor het handhaven van ethische normen. Als je vragen hebt over de Gedragscode of denkt dat er een overtreding van de Gedragscode heeft plaatsgevonden, moet je duidelijkheid vragen aan je plaatselijke manager of HR verantwoordelijke of een dergelijke vermoedelijke overtreding melden. Robert Half moedigt iedereen die oprechte bezorgdheden heeft over een vermeende inbreuk in de organisatie (bijv. onethisch gedrag, vormen van wangedrag, illegale handelingen, niet-naleving van wettelijke vereisten, boekhoudkundige onregelmatigheden of inbreuken van het bedrijfsbeleid) aan om deze bezorgdheden in een vroeg stadium te melden via het interne (wereldwijde of lokale) meldingskanaal van het bedrijf. Wereldwijd rapportagekanaal betekent het indienen van een rapport via het rapportagekanaal waarin het rapport - ongeacht je werkrelatie met een specifieke lokale entiteit - voor het eerst wordt ontvangen door Robert Half Inc, het moederbedrijf in de VS. Lokaal rapportagekanaal moet worden opgevat als de mogelijkheid om een rapport op zo'n manier in te dienen dat het direct wordt ontvangen door de lokale entiteit waarmee je een werkrelatie hebt of die je hebt geselecteerd als ontvanger van je rapport.

1.2 Een inbreuk is een gebeurtenis, incident, situatie, handeling of nalatigheid waarvan wordt aangenomen dat deze een inbreuk vormt op het bedrijfsbeleid of de bedrijfsprocedure of een toepasselijke wet- of regelgeving, met betrekking tot de aandachtsgebieden die in dit beleid of de toepasselijke wetgeving worden genoemd (Inbreuk of Inbreuken).

1.3 U wordt aangemoedigd om alle bezorgdheden of informatie met betrekking tot inbreuken te delen, met inbegrip van redelijke vermoedens van daadwerkelijke of potentiële inbreuken, ongeacht of deze plaatsvinden binnen het bedrijf of worden gepleegd door een entiteit of een persoon die namens het bedrijf optreedt, evenals alle pogingen of vermoede pogingen om een inbreuk te verbergen.

1.4 Het bedrijf streeft naar een werkomgeving die bevorderlijk is voor open communicatie over de zakelijke praktijken van het bedrijf. We zetten ons ervoor in dat iedereen die een werkelijke of mogelijke inbreuk meldt via de meldingskanalen die in dit beleid zijn uiteengezet, wordt beschermd tegen onwettige represailles en discriminatie als hij of zij een melding doet en redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de informatie in de melding waar is. Het Bedrijf neemt alle meldingen van daadwerkelijke of potentiële Inbreuken serieus en zet zich ervoor in dat gemelde Inbreuken discreet en effectief worden aangepakt binnen het Bedrijf om de juiste handelwijze te bepalen in overeenstemming met het beleid van het Bedrijf en alle toepasselijke wetten, inclusief maar niet beperkt tot de bepalingen van de Europese Richtlijn van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken van het recht van de Unie melden (2019/1937).

1.5 Ter bevordering van deze verbintenissen, geeft dit beleid:

  • (a) geeft richtlijnen voor het ontvangen, bewaren en behandelen van mondelinge of schriftelijke meldingen van werkelijke of vermoedelijke Inbreuken die het Bedrijf ontvangt;
  • (b) richtlijnen over hoe informatie over een werkelijke of vermoedelijke Inbreuk op vertrouwelijke en, indien van toepassing, anonieme wijze kan worden gemeld; en
  • (c) duidelijkheid over hoe het bedrijf van plan is om disciplinaire maatregelen te nemen tegen of het dienstverband te beëindigen van personen van wie is vastgesteld dat ze zich schuldig hebben gemaakt aan vergeldingsgedrag.

 

1.6 Het bedrijf zal ervoor zorgen dat alle personen die binnen het toepassingsgebied van dit beleid vallen een exemplaar hiervan kunnen inzien in een formaat dat zij gemakkelijk kunnen begrijpen.

2. Bereik

Dit beleid is van toepassing op de Protiviti en Robert Half dochterondernemingen van Robert Half Inc. in België, Nederland, Frankrijk, Duitsland en Italië en op de volgende personen die informatie verkrijgen over een te melden inbreuk in een werkgerelateerde context:

2.1 werknemers met vaste of tijdelijke contracten;

2.2 aannemers:

2.3 onderaannemers;

2.4 vrijwilligers

2.5 betaalde of onbetaalde stagiairs;

2.6 uitzendkrachten;

2.7 zelfstandigen;

2.8 aandeelhouders;

2.9 leden van de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen van het bedrijf (inclusief niet-leidinggevende leden);

2.10 iedereen die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers;

2.11 iedereen in een van de bovenstaande categorieën wiens werkrelatie met het bedrijf nog moet beginnen of is beëindigd.

Gebieden die onder deze regeling vallen:

2.12 Dit beleid is bedoeld voor het melden van een werkelijke of vermoede inbreuk op de volgende gebieden:

  • (a) overheidsopdrachten;
  • (b) financiële diensten, producten en markten;
  • (c) het voorkomen van het witwassen van geld;
  • (d) het voorkomen van terrorismefinanciering;
  • (e) productveiligheid en -conformiteit;
  • (f) transportveiligheid;
  • (g) bescherming van het milieu;
  • (h) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
  • (i) voedsel- en voederveiligheid;
  • (j) gezondheid en welzijn van dieren;
  • (k) volksgezondheid;
  • (l) consumentenbescherming;
  • (m) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens;
  • (n) beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
  • (o) inbreuken die de financiële belangen van de EU schaden;
  • (p) inbreuken met betrekking tot de interne markt van de EU, inclusief Inbreuken op:
    • (i) mededingings- en staatssteunregels;
    • (ii) regels voor vennootschapsbelasting, inclusief belastingregelingen;

 

2.13 Je wordt aangemoedigd om elke inbreuk te melden waarvan je redelijkerwijs denkt dat deze onwettig is.

2.14 Je melding kan betrekking hebben op elke inbreuk waar ook ter wereld; het is niet beperkt tot zaken die alleen ontstaan in het land waar je werkt.

3. Bescherming tegen vergelding

3.1 Het Bedrijf is zich ervan bewust dat het moeilijk kan zijn om te besluiten een bezorgdheid uit te spreken, niet in de laatste plaats omdat men schrik kan hebben voor represailles van degenen die mogelijk betrokken zijn bij de inbreuk (bijv. degenen die de inbreuk hebben begaan, enz.). Het bedrijf zal geen represailles tolereren tegen personen die een probleem melden wanneer zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de informatie in de melding waar is op het moment van de melding, zelfs als blijkt dat er geen basis is om te concluderen dat er een Inbreuk heeft plaatsgevonden of waarschijnlijk zal plaatsvinden.

3.2 De bescherming tegen vergelding is, indien relevant, ook van toepassing op:

  • (a) bemiddelaars;
  • (b) derden die met de melders verbonden zijn en die het slachtoffer zouden kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context; zoals collega's of familieleden van de melders; en
  • (c) rechtspersonen waarvan de rapporterende persoon eigenaar is, voor werkt of op een andere manier mee verbonden is in een werkgerelateerde context.

 

3.3 Het bedrijf zal passende maatregelen nemen om alle betrokken personen te beschermen, waaronder het nemen van de nodige maatregelen, die disciplinaire maatregelen of ontslag kunnen omvatten, tegen iedereen die een vorm van vergelding nastreeft of daarmee heeft gedreigd.

4. Valse beschuldigingen

Net zoals het bedrijf diegenen zal beschermen die zbezorgdheden uiten als ze redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de informatie in de melding waar is op het moment van de melding, zal het bedrijf ook diegenen beschermen die beschuldigd worden van een overtreding in een melding die vals is. Het bedrijf zal de nodige maatregelen nemen tegen personen die opzettelijk onjuiste informatie melden, waaronder, maar niet beperkt tot, disciplinaire maatregelen of ontslag.

5. Een bezorgdheid uiten

5.1 Algemene principes

 

  • (a) Het bedrijf moedigt individuen aan om een zaak te melden als het slechts een bezorgdheid is, zolang ze redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de informatie in de melding waar is, in plaats van te wachten op bewijs of de zaak zelf te onderzoeken. Eerder vroeger dan later handelen kan verdere potentiële schade voorkomen. Meldingen worden vertrouwelijk behandeld.
  • (b) Het bedrijf moedigt mensen aan om vragen te stellen en problemen te bespreken met hun supervisor, die vaak een uitstekende hulp kan zijn. Het bedrijf erkent echter dat je je niet altijd op je gemak voelt om bezorgdheden te uiten met een supervisor en daarom kun je alle zorgen melden via de interne (wereldwijde of lokale) meldingskanalen, zoals beschreven in dit beleid of een landspecifiek schema bij dit beleid.
  • (c) Meldingen kunnen anoniem worden gedaan, maar mensen worden aangemoedigd om hun naam bij hun melding te zetten. Bezorgdheden die anoniem worden geuit zijn minder krachtig en zijn vaak moeilijker om effectief aan te pakken, maar zullen desalniettemin door het bedrijf zo goed mogelijk worden overwogen en behandeld.

 

5.2 Wereldwijde interne melding

 

  • (a) Het meldkanaal van het bedrijf voor klokkenluidersmeldingen wordt extern beheerd door OneTrust (voorheen Convercent), dat is aangewezen om deze functie uit te voeren.
  • (b) Je kunt je rmelding mondeling of schriftelijk indienen:
    • (i) voor een mondelinge melding kun je contact opnemen met de OneTrust (voorheen Convercent) hulplijn (telefoonnummers staan vermeld in de landspecifieke schema's)
    • (ii) om een schriftelijke melding te doen, kun je toegang krijgen tot de OneTrust (voorheen Convercent) Web Portal via www.RobertHalfEthicsLine.com of een e-mail sturen naar de General Counsel of de Corporate Compliance Officer van het bedrijf.

    Als je ervoor kiest om een mondeling verslag te maken, zal er een volledig en nauwkeurig transcript van het gesprek worden opgesteld. Je krijgt de gelegenheid om het schriftelijke transcript van het gesprek te controleren, te corrigeren en ervoor te zorgen dat het klopt.

  • (c) Alle meldingen van werkelijke of vermoedelijke Inbreuken moeten feitelijk zijn en zoveel mogelijk informatie bevatten. Alle gerapporteerde informatie, inclusief informatie over de identiteit van de melder, wordt vertrouwelijk behandeld met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
  • (d) Het kan echter onmogelijk zijn om een ontvangstbevestiging te sturen als de persoon niet instemt met het gebruik van de berichtenfaciliteit of geen contactgegevens verstrekt.
  • (e) De Corporate Compliance Officer is aangewezen om uit te voeren en zal verantwoordelijk zijn voor:
    • (i) met je blijven communiceren, inclusief het vragen om meer informatie over het rapport, indien nodig;
    • (ii) ervoor zorgen dat je rapport zorgvuldig wordt opgevolgd/onderzocht om de juistheid van de beschuldigingen in het rapport te beoordelen;
    • (iii) ervoor zorgen dat er een beslissing wordt genomen over de actie die nodig is om de gemelde overtreding aan te pakken of besluiten om de procedure af te sluiten;
    •  
    • (iv) het geven van feedback aan u over uw melding, inclusief informatie over de geplande of genomen actie als vervolg op de melding en de redenen voor een dergelijke vervolgactie. Feedback wordt gegeven binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden vanaf de bevestiging van ontvangst van je rapport.
  • (f) Het bedrijf verwacht dat je het beste je bezorgdheden intern kunt aankaarten bij een leidinggevende. Als je echter het gevoel hebt dat je je zorgen niet op deze manier kunt uiten, kun je overwegen om het wereldwijde interne meldkanaal te gebruiken of het meldkanaal van de lokale entiteit waarmee je een werkrelatie hebt. Details over de lokale interne meldkanalen, de procedures en de personen of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan, zijn te vinden in de land- en juridische entiteitspecifieke bijlagen bij dit beleid.

 

5.3 Werkingsprincipes voor het onderzoeken van klachten

 

  • (a) Een onderzoek om alle relevante feiten vast te stellen zal zo gevoelig en snel mogelijk worden uitgevoerd.
  • (b) Je melding via het wereldwijde interne meldingskanaal zal worden onderzocht door de Corporate Compliance Officer met de hulp van personeel, consultants of auditkantoren van Robert Half (VS), indien van toepassing.
  • (c) In sommige gevallen kan het nodig zijn om de zaak voor verder onderzoek door te verwijzen naar een externe instantie, zoals de politie.
  • (d) Aan het einde van het onderzoek zal de onderzoeker al het bewijsmateriaal analyseren en op basis van de waarschijnlijkheidsafweging conclusies trekken over de vraag of er een inbreuk heeft plaatsgevonden of waarschijnlijk zal plaatsvinden.

 

5.4 Administratie bijhouden en beheren

 

  • (a) Wanneer een persoon een interne (wereldwijde of lokale) melding doet, verwerkt het bedrijf alle verzamelde persoonlijke gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en in overeenstemming met zijn Gegevensbeschermingsbeleid, dat beschikbaar is op de websites van Robert Half. Gegevens die worden verzameld vanaf het moment dat een persoon een melding doet, worden veilig bewaard en alleen toegankelijk gemaakt voor, en bekendgemaakt aan, bevoegde personen en alleen ten behoeve van de behandeling van de melding.
  • (b) Persoonsgegevens die door het bedrijf worden verzameld naar aanleiding van een melding in het kader van dit beleid, worden opgenomen in een database die wordt beheerd door Robert Half Inc. ten behoeve van de verwerking van de melding en het uitvoeren van eventueel vereist onderzoek. Het kan ook voorkomen dat het bedrijf persoonlijke gegevens moet delen met andere bedrijven/dochterondernemingen binnen de Robert Half Groep, externe onderzoeksinstanties, juridische adviseurs en/of lokale autoriteiten. Dergelijke derde partijen kunnen gevestigd zijn in gebieden buiten de EU, zoals de Verenigde Staten van Amerika, die niet hetzelfde niveau van bescherming van de privacy van gegevens bieden als de EU. Niettemin, als gegevensoverdracht buiten de EU nodig is, zal het bedrijf passende maatregelen nemen om de gegevens te beschermen in overeenstemming met de lokale regelgeving.
  • (c) Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding worden niet verzameld of, als ze per ongeluk zijn verzameld, zonder onnodige vertraging verwijderd.
  • (d) Het bedrijf erkent dat het belangrijk is, en in ieders belang, om schriftelijke verslagen bij te houden tijdens het proces van het uiten van de bezorgdheid. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is en op een manier die in verhouding staat tot de verplichtingen van het bedrijf op het gebied van gegevensprivacy en het bijhouden van gegevens. Gegevens die worden bewaard en vertrouwelijk worden behandeld, zijn onder andere:
    • (i) de aard van de geuite bezorgdheid;
    • (ii) een kopie van elke schriftelijke kennisgeving waarin de aard van de bezorgdheid wordt uiteengezet;
    • (iii) belangrijke documenten/bewijsstukken;
    • (iv) de onderzoeksdocumenten;
    • (v) het rapport van de onderzoeker;
    • (vi) elke schriftelijke reactie van het Bedrijf, met inbegrip van de genomen maatregelen en de redenen voor de genomen maatregelen; en
    • (vii) notulen van vergaderingen.
  • (e) Als een persoon een vergadering aanvraagt voor rapportagedoeleinden, zal het bedrijf ervoor zorgen, met toestemming van de persoon, dat er volledige en nauwkeurige verslagen worden bijgehouden van de vergadering:
    • (i) door het gesprek op te nemen; of
    • (ii) door middel van nauwkeurige notulen van de vergadering, opgesteld door het personeelslid dat verantwoordelijk is voor de behandeling van het verslag. De rapporterende persoon krijgt de gelegenheid om de notulen van de vergadering te controleren, te corrigeren en goed te keuren door ze te ondertekenen.

 

5.5 Verplichting om mee te werken en relevant bewijs te bewaren

Van tijd tot tijd kan de persoon die de klacht heeft ingediend worden gevraagd om documenten te verstrekken of te bewaren die verband houden met een onderzoek of kan hij worden gevraagd om deel te nemen aan een onderzoeksinterview. Alle personen op wie dit beleid van toepassing is, zijn verplicht mee te werken aan bedrijfsonderzoeken door tijdig waarheidsgetrouwe verslagen en relevante documenten te verstrekken in antwoord op interviews, vragen en verzoeken om informatie. De vernietiging van documenten of ander bewijsmateriaal met betrekking tot een onderzoek is verboden. Tegen iedereen die niet meewerkt of op een andere manier een onderzoek belemmert, verhindert of op ongepaste wijze beïnvloedt, of dit probeert, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, tot mogelijk beëindiging van het dienstverband, in overeenstemming met het toepasselijke bedrijfsbeleid.

5.6 Externe meldroute

 

  • (a) Dit beleid biedt personen de mogelijkheid en bescherming die nodig is om intern bezorgdheden te uiten via een centrale (wereldwijde of lokale) meldingsprocedure en het bedrijf is van mening dat de hierin beschreven processen de meest effectieve processen zijn voor het afhandelen van meldingen van een Inbreuk op een manier die de belangen van zowel het bedrijf als de persoon die een melding doet het beste dient. Als je echter het gevoel hebt dat je je zorgen niet op deze manier kunt uiten en redelijkerwijs gelooft dat de informatie die je wilt melden waar is, kun je overwegen om de zaak te melden bij een bevoegde externe autoriteit.
  • (b) Met betrekking tot het Bedrijf zijn meer details over de opties voor externe verslaglegging te vinden in de landspecifieke informatie die bij dit beleid is gevoegd.

 

6. Vertrouwelijkheid

De interne rapportageprocessen van het bedrijf (wereldwijd of lokaal) zijn veilig en vertrouwelijk, wat betekent dat:

6.1 onbevoegde medewerkers geen toegang hebben tot de informatie die erin is opgeslagen;

6.2 de identiteit van een persoon die een melding doet, samen met alle andere informatie waaruit zijn identiteit direct of indirect kan worden afgeleid, vertrouwelijk wordt behandeld en wordt beschermd en zonder toestemming van de persoon niet wordt bekendgemaakt aan andere personen dan bevoegde personen binnen het bedrijf of hun vertegenwoordigers die bevoegd zijn om een melding te ontvangen of op te volgen;

6.3 Bij wijze van uitzondering en behoudens passende waarborgen krachtens de toepasselijke regelgeving van de Europese Unie en de nationale voorschriften, kan de identiteit van een melder en alle andere informatie waaruit zijn identiteit kan worden afgeleid, worden bekendgemaakt indien dit noodzakelijk is in het kader van een onderzoek door een nationale autoriteit of in het kader van gerechtelijke procedures;

6.4 wanneer een persoon in een rapport wordt genoemd als een persoon aan wie een inbreuk wordt toegeschreven of met wie iemand die een inbreuk heeft begaan in verband wordt gebracht, zal het bedrijf ervoor zorgen dat de identiteit van de persoon vertrouwelijk blijft en wordt beschermd zolang het onderzoek naar aanleiding van de melding loopt en zal het bedrijf ervoor zorgen dat de persoon eerlijk wordt behandeld, inclusief het vermoeden van onschuld en het recht om te worden gehoord.

7. Monitoren en beoordelen

De Corporate Compliance Officer is verantwoordelijk voor het bewaken van de effectiviteit van dit beleid en voor het nemen van corrigerende maatregelen wanneer blijkt dat het beleid en de procedures mogelijk niet het algemene doel van het bedrijf bereiken.

8. Contractuele status

Dit beleid maakt geen deel uit van het contract van een medewerker met het bedrijf, maar het bedrijf verwacht wel dat de principes en procedures worden nageleefd door alle personen binnen het toepassingsgebied. Het bedrijf behoudt zich het recht voor om de inhoud van dit beleid indien nodig van tijd tot tijd te wijzigen.

9. Geen afstand van rechten

Van de rechten van personen om kwesties onder dit beleid te melden kan geen afstand worden gedaan of deze rechten kunnen niet worden beperkt door een overeenkomst, beleid, vorm of arbeidsvoorwaarde en het bedrijf zal nooit een dergelijke afstand of beperking van rechten door een persoon eisen.

10. Periodieke herziening van procedures

De Corporate Compliance Officer zal de hierboven beschreven procedures evalueren en periodiek overwegen om deze procedures te wijzigen.

11. Bijlagen

Landspecifieke regels met betrekking tot België, Frankrijk, Duitsland, Italië en Nederland worden uiteengezet in de schema's.

Schedule Specifieke regels voor België

Het doel van dit schema is om een overzicht te geven van (i) de modaliteiten van het lokale interne meldkanaal in België, (ii) de externe meldmogelijkheden in België, en (iii) eventuele afwijkingen die de Belgische Klokkenluiderswet heeft gemaakt van de bepalingen van de Europese Richtlijn van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken van het recht van de Unie melden (2019/1937).

1. Over dit beleid/h3>

1.1 Volgens de Belgische wetgeving zijn inbreuken handelingen of nalatigheden die onwettig of in strijd met het doel of de toepassing zijn en betrekking hebben op de aandachtsgebieden opgesomd in (i) artikel 2.12 van het beleid, (ii) de handelingen in verband met in artikel 2.1(b) van dit schema, of (iii) handelingen in verband met de veiligheid van het vervoer.

2. Toepassingsgebied

2.1 Naast het toepassingsgebied zoals vermeld in artikel 2.12, onder Belgische wetgeving:

  • (a) elke daadwerkelijke of vermoede inbreuk waarbij sprake is van sociale fraude of belastingfraude kan ook worden gemeld.
  • (b) dit beleid is ook van toepassing op melders die informatie hebben verkregen buiten een werkgerelateerde context, als je een overtreding meldt op het gebied van financiële diensten, producten en markten en op het gebied van het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.

 

3. Lokaal intern meldingskanaal

3.1 Zoals aangegeven in dit beleid, verwacht het bedrijf dat je het beste je zorgen intern aan je supervisor kunt melden. Als je echter het gevoel hebt dat je je zorgen niet op deze manier kunt uiten, kun je overwegen om gebruik te maken van het wereldwijde meldkanaal of het eigen interne meldkanaal van de lokale entiteit waarmee je een werkrelatie hebt.

3.2 In België en met betrekking tot Robert Half BV en Robert Half Project Sourcing BV, kunnen alle meldingen worden gedaan via het volgende lokale interne meldingskanaal:

  • (a) het interne meldpunt voor klokkenluidersmeldingen van de lokale rechtspersoon van het bedrijf wordt extern beheerd door OneTrust (voorheen Convercent), dat is aangewezen om deze functie uit te voeren.
  • (b) je kunt je melding mondeling, schriftelijk of persoonlijk doen:
    • (i) voor een mondelinge melding kun je contact opnemen met de OneTrust (voorheen Convercent) hulplijn via 0800 - 708 - 64
    • (ii) om een schriftelijke melding te doen, kun je naar de OneTrust (voorheen Convercent) Web Portal gaan via www.RobertHalfEthicsLine.com of een e-mail sturen naar de lokale Complaint Manager via [email protected]
  • Als je ervoor kiest om een mondeling verslag te maken, krijg je de gelegenheid om het schriftelijke transcript van het gesprek te controleren, te corrigeren en ervoor te zorgen dat het klopt;
  • (c) alle meldingen van werkelijke of vermoedelijke Inbreuken moeten feitelijk zijn en zoveel mogelijk informatie bevatten. Alle gerapporteerde informatie, inclusief informatie over de identiteit van de melder, wordt vertrouwelijk behandeld met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving;
  • (d) Je ontvangt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van je melding.
  • (e) De lokale klachtenmanager is aangewezen om uit te voeren en zal verantwoordelijk zijn voor:
    • (i) met je blijven communiceren, inclusief het vragen om meer informatie over het rapport, indien nodig;
    • (ii) ervoor zorgen dat je rapport zorgvuldig wordt opgevolgd/onderzocht om de juistheid van de beschuldigingen in het rapport te beoordelen;
    • (iii) ervoor zorgen dat er een beslissing wordt genomen over de actie die nodig is om de gemelde overtreding aan te pakken of besluiten om de procedure af te sluiten;
    • (iv) het geven van feedback aan u over uw melding, inclusief informatie over de geplande of genomen actie als vervolg op de melding en de redenen voor een dergelijke vervolgactie. Feedback wordt gegeven binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden vanaf de bevestiging van ontvangst van je rapport.

 

3.3 Alle artikelen van het Klokkenluiderbeleid die niet zijn gewijzigd door dit schema, en met uitzondering van artikel 5.2 en 5.3(b) van het beleid, zijn van toepassing onverminderd het lokale interne meldkanaal.

4. Extern meldingskanaal

4.1 Externe meldroute

Zoals aangegeven in artikel5.6 van dit beleid, kun je, als je van mening bent dat je je zorgen niet via het interne (wereldwijde of lokale) meldkanaal kunt uiten en je redelijkerwijs gelooft dat de informatie die je wilt melden waar is, overwegen om de zaak aan een bevoegde externe autoriteit te melden. Met betrekking tot België kun je een externe melding doen bij de bevoegde autoriteiten zoals aangewezen door de Belgische wetgever of de Federale Ombudsman.

4.2 De autoriteiten die bevoegd zijn om een externe melding te ontvangen

 

  • (a) De autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van meldingen, het rapporteren van feedback en het geven van follow-up aan externe meldingen zoals vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 22 januari 2023 zijn de volgende:
    • (i) De federale publieke diensteneconomie, KMO's, zelfstandigen en energie;
    • (ii) De Federale Overheidsdienst Financiën;
    • (iii) De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;
    • (iv) De Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
    • (v) De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
    • (vi) De Programmering Publieke Dienst voor Sociale Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
    • (vii) Het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
    • (viii) Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
    • (ix) Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen;
    • (x) De Belgische mededingingsautoriteit;
    • (xi) De Autoriteit Persoonsgegevens;
    • (xii) De Autoriteit Financiële Diensten en Markten;
    • (xiii) De Nationale Bank van België;
    • (xiv) Het College van Toezicht Accountants;
    • (xv) De autoriteiten meldden in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en ter beperking van het gebruik van contanten, nl:
      • (A) De Minister van Financiën, zijn vertegenwoordiger bedoeld in artikel 22 van de wet van 22 februari 1998 tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België;
      • (B) De Schatkist;
      • (C) Het Instituut van Belastingadviseurs en Accountants;
      • (D) Het Beroepsinstituut van Accountants en Belastingadviseurs;
      • (E) De Nationale Kamer van Notarissen;
      • (F) De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders;
      • (G) De voorzitter van de balie waartoe de advocaat behoort (de stafhouder);
      • (H) De Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken;
      • (I) De Kansspelcommissie.
    • (xvi) Het Nationaal Comité voor de Veiligheid van Drinkwatervoorziening en -distributie;
    • (xvii) Het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie;
    • (xviii) Het Nationaal Instituut voor Ziekte- en Arbeidsongeschiktheidsverzekering;
    • (xix) Het Nationaal Instituut voor Sociale Zekerheid voor Zelfstandigen;
    • (xx) De Nationale Arbeidsbemiddeling;
    • (xxi) De Nationale Dienst voor Sociale Zekerheid;
    • (xxii) De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst;
    • (xxiii) De autonome coördinatiedienst voor fraudebestrijding;
    • (xxiv) De Scheepvaartinspectie.
  • (b) Meer informatie over het doen van een externe melding bij de bevoegde autoriteiten is te vinden op de respectievelijke websites van de verschillende autoriteiten.

 

4.3 De federale ombudsman

 

  • (a) De Federale Ombudsman is verantwoordelijk voor de coördinatie van externe rapporten in de privésector. Voor meer informatie over de federale ombudsman kun je terecht op de volgende website: www.federaalombudsman.be.
    Via de website kun je extern rapporteren door:
    • (i) melding via het meldingsformulier op de website;
    •  
    • (ii) een e-mail sturen naar [email protected]; of
    •  
    • (iii) een afspraak maken door een e-mail te sturen naar [email protected] of te bellen naar 02/289.27.04
    •