Hoe u thuiswerk en telewerk ook voor uw team kan organiseren

Geplaatst door Robert Half 29/11/2018

Thuiswerk en telewerk worden stilaan de norm in vele bedrijven. Daarbovenop is er een tekort aan specialisten, waardoor steeds meer bedrijven een beroep doen op externe telewerkers.

Werk vanop afstand kan u ook uitspelen om toptalenten aan te trekken. Uit de Salarisgids 2019 blijkt zelfs dat thuiswerk en flexibele uren een van de populairste initiatieven is die bedrijven nemen in het kader van hun retentieplanning. 4 op de 10 bedrijven hebben zo de afgelopen 3 jaar thuiswerk geïmplementeerd.

De mogelijkheid tot thuis- en telewerk kan een kandidaat overhalen voor u te kiezen en de kans dat die lang blijft verhogen. Ze geven u toegang tot specialistische vaardigheden en zorgen er mee voor dat projecten vlot blijven verlopen.

Maar het is niet evident om een team dat over het hele land verspreid zit te leiden. Werknemers die voltijds vanop afstand werken aansturen is al uitdagend genoeg, laat staan het overzicht behouden over thuis- en telewerkers met verschillende uren. Daarom is een goede structuur cruciaal. De volgende 6 tips kunnen daarbij van pas komen:

 

1 Schat in of uw werknemers er wel klaar voor zijn

Veel mensen zouden graag thuis of in een co-workingruimte werken, maar niet iedereen is ervoor in de wieg gelegd. Je hebt immers heel wat zelfdiscipline nodig om efficiënt te blijven. De ideale profielen zijn erg sterk in time management en communicatie. Ze moeten ook genoeg verantwoordelijkheidszin hebben om taken te volbrengen onder minimaal toezicht.

Bekijk dus geval per geval in plaats van standaard iedereen wel of niet vanop afstand te laten werken.

 

2 Bepaal welke functies in aanmerking komen

Niet elke functie is geschikt voor thuis- of telewerk. Hoe meer persoonlijk contact de job vergt, hoe minder geschikt ze is.

Financieel analisten, bijvoorbeeld, kunnen zonder veel problemen van eender waar datasets onderzoeken en investeringen evalueren. Maar voor iemand van pakweg Human Resources liggen de kaarten anders. Zij hebben veel contact met het personeel en doen dat liever face-to-face.

Overweeg dus de potentiële impact van thuis- of telewerk op de dagelijkse gang van zaken: Wordt het moeilijker om deadlines te halen als deze persoon niet op kantoor zou werken? Is dit een job die iemand moeilijk zelfstandig kan uitvoeren? Als het antwoord op beide vragen ‘ja’ is, dan stapt er u er beter vanaf.

 

3 Stel duidelijke verwachtingen

Of een werknemer nu thuis, in de bibliotheek of op kantoor werkt, de kwaliteit van het geleverde werk mag er niet onder lijden. Stel dus duidelijke, algemene normen op voor wat betreft deadlines, kantooruren, antwoordtijden voor e-mails en telefoongesprekken, …

 

4 Maak thuis- en telewerk makkelijker met de juiste tools

In een virtuele omgeving is technologie onmisbaar. Slack, Google Hangouts, Skype for Business, … het zijn platformen die werknemers dagelijks gebruiken om te overleggen. Stimuleer ook het gebruik van tools als Dropbox en Google Drive om het delen van bestanden te vergemakkelijken.

 

5 Hou virtuele teamleden op de hoogte

Een van de voordelen van het werken op kantoor is dat werknemers meegevraagd worden voor spontane uitjes na de uren of traktaties wanneer iemand verjaart. Maar er vinden net zo goed ongeplande meetings en brainstormsessies plaats. Thuis- en telewerkers zijn dan vaak pas laat of zelfs helemaal niet op de hoogte.

Let op dat u onbewust geen 2 klassen creëert waarbij het ene deel van het team bij alles betrokken is en het andere alles mist. U kan enkele dingen ondernemen om zij die vanop afstand werken te doen voelen dat ze bij het team horen:

  • Betrek virtuele werknemers bij spontane discussies. Stuur ze een privébericht met een Skype-uitnodiging voor spontane vergaderingen.

  • Schakel over van audio- op videogesprekken. Zo ziet iedereen elkaars gezicht en reactie.

  • Focus op virtuele teambuilding. De eerste minuten van teammeetings vormen een goede gelegenheid om verjaardagen te vermelden en het delen van persoonlijk nieuws aan te moedigen. Thuis- en telewerkers missen de niet-werkgerelateerde gesprekken aan de koffiemachine. Hou het dan ook niet puur zakelijk tijdens video- of telefoongesprekken.

En vergeet niet dat, hoewel ze hun autonomie waarderen, dat niet betekent dat ze niets van je willen horen. Teammeetings zijn nuttig om bedrijfs- en projectnieuws te delen, maar ook één-op-één-gesprekken zijn belangrijk. Tweewekelijkse statuscalls en regelmatige feedback maken externe collega’s duidelijk dat u ze waardeert.

 

6 Vergeet de noden van uw inhouse-personeel niet

Uw werknemers die niet de mogelijkheid hebben om ergens anders te werken - of gewoon liever op kantoor zijn - willen ongetwijfeld dezelfde voordelen genieten. Overweeg dus om wat flexibeler om te gaan met kledingkeuzes en kantooruren of bekijk of u het openbaar vervoer kan terugbetalen.

Let er ook op dat uw inhouse-werknemers enkel per uitzondering de taken van hun externe collega’s overnemen. Vermijd dat het een gewoonte wordt.

Om thuis- en telewerk te laten werken voor uw team is het belangrijk dat de externe collega’s zich niet uitgesloten voelen. Verlies langs de andere kant de worklife-balans van uw personeel ter plekke niet uit het oog en zorg voor een ontspannen werkomgeving.

 

Bereid u voor op de toekomst

Het leren aansturen van een flexibel team zal in de toekomst nog belangrijker worden voor accounting en finance managers. We zien immers dat steeds meer bedrijven een flexibel model toepassen in de finance-sector.

Dat nieuwe model is een flexibel personeelsbestand dat zowel voltijdse als interim- en projectmedewerkers bevat. Veel bedrijven grijpen dan ook terug naar externe hulp om dat te verwezenlijken.

 

Kunt u hulp gebruiken bij de rekrutering, ontwikkeling en het beheer van talent? Contacteer ons dan gerust vrijblijvend.

 

Meer blogposts...