Heel wat mensen kampen met stress omdat ze niet efficiënt omgaan met inkomende e-mails. Kijk jij om de vijf minuten je inbox na? Of controleer jij je mails slechts op vaste momenten per dag? En wat is nu eigenlijk de correcte aanpak voor een goede e-mailetiquette? Lees snel verder en ontdek alle mailboxtips voor minder stress op het werk.
Verminder e-mailstress en bepaal je mailboxmomenten
Sommigen zweren bij vaste momenten om je mailbox na te kijken. Anderen beweren dat je daardoor juist stress krijgt want je zou - zo zegt men - net een torenhoge achterstand creëren door maar enkele keren per dag te kijken.
Er is dan ook geen eenduidig antwoord op de vraag op welke momenten je je mail hoort te checken. Dit hangt dan ook geheel van jou en je jobinhoud af. Bepaal voor jezelf welke manier voor jou het beste helpt tegen mailboxstress.
Tip: Wijzig je notificatie-instellingen in je mailclient
In Outlook kan je gebruik maken van een ‘focused inbox’, waar je enkel je belangrijke zenders in plaatst. Zo kan je ervoor kiezen om enkel notificaties te krijgen van deze aparte inbox en wordt je niet afgeleid door minder belangrijke e-mails. Bij Apple Mail kan je werken met een gelijkaardig systeem, waarbij je ‘VIP’s’ gaat toewijzen. Bij Gmail wordt er dan weer gewerkt met de categorie ‘belangrijke e-mails’.
Vermijd cc en reply to all
Er is niets vervelender dan een volle inbox door een teveel aan cc’s en ‘reply to all’s’ door je collega’s. Zo blijkt uit onderzoek dat 1 op de 5 e-mails overbodige cc’s bevat. Plaats dan ook enkel de personen in cc die daadwerkelijk iets met het onderwerp te maken hebben.
Vermijd daarnaast ook de ‘reply to all’, gezien jouw boodschap vooral relevant is voor de verzender van de e-mail, en niet zozeer voor alle andere collega’s in het mailverkeer. Zo vermijd je e-mailstress ook bij je collega’s.
Tip: Vermeld de reden of actie waarom iemand in cc staat
Indien een collega mee in cc staat, vermeld dan al in het begin van de mail bijvoorbeeld:
‘in cc: @Inge dit is ter info’.
Formuleer je boodschap zo duidelijk mogelijk
Onderzoek toont aan dat 46% van de verzonden e-mails niet duidelijk maakt wat er juist verwacht wordt van de ontvangers. Formuleer je boodschap dan ook zo duidelijk en bondig mogelijk.
Tip: Vermeld de actie
Indien je mailt naar meerdere personen, vermeld dan per persoon duidelijk welke actie je van hen verwacht.
Gebruik e-mail niet voor dringende communicatie
Niets vervelender dan iemand die niet onmiddellijk antwoordt op je mail wanneer het dringend is. Misschien gaat die persoon wel een anders met z’n mails om dan jou. Spreek de persoon als het dringend is altijd face-to-face of via telefoon.
Tip: Zend een e-mail voor bijkomende info
Je hebt dringend antwoord nodig, maar kan je vraag niet stellen zonder bijkomende info via e-mail? Stuur dan voor je telefoontje de bijkomende info al naar je contactpersoon, zodat hij of zij op de hoogte is van de vraag die gaat komen.
Zorg voor een propere inbox
Organiseer je inkomende mail in duidelijke mappen. Dit zorgt ervoor dat je e-mails die je wilt behouden makkelijk terugvindten zo nemen deze mails niet onnodig plaats in in je inbox. Stel eventueel een regel in zodat mails van bepaalde personen automatisch in de passende mappen terecht komen. Een inbox die niet overloopt, verlaagt je mailboxstress.
Tip: Beslis meteen wat je doet met inkomende e-mail
Zorg voor een goed e-mailmanagement en laat inkomende mail niet onnodig liggen. Handel mails die je onmiddellijk kan beantwoorden meteen af. Verwijder onnodige e-mail en bewaar mails die eerst wat onderzoek vragen.
E-mailetiquette binnen je bedrijf
De verwachtingen op vlak van e-mails hangen sterk af van het bedrijf waarin je werkt. Dit staat vaak verwerkt in een e-mailprotocol die geldt binnen de bedrijfsmuren.
Beschikt je bedrijf nog helemaal niet over zo’n e-mailprotocol? Dan kan je een voorstel naar e-mailetiquette doen en deze na goedkeuring verwerken in een protocol voor de rest van je collega’s. Vermeld wat er verwacht wordt voor interne en externe communicatie op vlak van tone-of-voice, beantwoordingstermijn, enzovoort. Zo wordt het voor iedere werknemer duidelijk wat van hem of haar verwacht.
