De vuistregels van e-mailetiquette

Geplaatst door Robert Half 07/08/2014

Alhoewel de meeste professionals in staat zijn om met e-mail te werken, zijn er toch heel wat die worstelen met de fijnere kneepjes.

Dat alles in HOOFDLETTERS typen gelijk staat met "cyber-roepen" is over het algemeen wel bekend, maar er zijn nog andere beleefdheidsregels die u in het oog moet houden voor een goede e-mailetiquette:

Wees fair

Vermijd het om e-mail te gebruiken om neen te zeggen, te discussiëren, kritiek te geven of slecht nieuws te brengen. Bel deze persoon even op of ga het nieuws persoonlijk vertellen.

Less is more

Hoe minder e-mails u verstuurt, hoe groter de kans dat uw boodschap gelezen wordt. Zet anderen niet in cc, tenzij zij het echt moeten lezen.

Denk aan anderen en wees duidelijk

Verwacht van anderen niet dat zij gaan ontcijferen wat u bedoelt door bijvoorbeeld een hele e-mail thread te moeten lezen. Het is niet omdat u een losse pen hebt dat u mag verwachten dat anderen gaan uitvissen wat u eigenlijk van hen vraagt.

Gebruik slechts één account voor het werk

Zorg ervoor dat werkgerelateerde e-mails enkel van en naar uw werkaccount gaan. Door slechts één adres te gebruiken is het gemakkelijker voor anderen om uw boodschappen terug te vinden. Dit zal ook voorkomen dat zakelijke boodschappen vermengd worden met uw persoonlijke mails - waardoor belangrijke mails verloren kunnen raken.

Let op uw e-mailaccount wanneer u op zoek bent naar een job

Het spreekt eigenlijk vanzelf dat u uw huidig werk e-mailadres niet gebruikt om een sollicitatie te zenden naar mogelijke toekomstige werkgevers. Vermijd het ook om overdreven persoonlijke e-mailnamen te gebruiken tijdens uw sollicitaties, zoals "[email protected]". Uw gevoel voor humor zal niet door iedereen gewaardeerd worden.

Reageer tijdig

Tracht alle boodschappen binnen de 24u te beantwoorden, maar zeg niet dat u later uitgebreider zal antwoorden, tenzij u dat werkelijk van plan bent. Bent u voortdurend in vergadering of bent u niet op kantoor, gebruik dan een out-of-office boodschap zodat de mensen zich niet moeten afvragen wanneer zij van u zullen horen.

Wees kristalhelder

Leg in uw onderwerplijn (en u moet altijd een onderwerp vermelden!) uit wat u wil: moet iemand iets nakijken of iets goedkeuren, of is de boodschap enkel ter informatie? Ga in de boodschap direct naar de kern van de zaak en maak gebruik van opsommingstekens wat sneller doorgelezen kan worden dan grote brokken tekst.

Gebruik niet te veel fantasietjes

Vermijd het gebruik van heldere kleuren, ongewone lettertypes of extra lange handtekeningen. Sommige mensen vinden dit storend of ronduit vervelend. Voeg echter wel, waar dit past, uw persoonlijke en zakelijke links toe naar sociale en professionele netwerksites.

Houd de grootte in het oog

Een e-mail met een zeer grote bijlage zou de geadresseerde(n) wel eens niet kunnen bereiken of, als die toch aankomt, zou hij de inbox overvol kunnen maken. Overweeg om het bestand te archiveren (zippen) of maak gebruik van een dienst zoals YouSendIt waarmee u grote bestanden via het internet kunt versturen (maar controleer wel eerst het IT beleid van uw bedrijf hierover).

Roep niet te gauw brand!

Is uw boodschap echt dringend of bent u gewoon ongeduldig? Weersta aan de verleiding om uw boodschappen met een groot rood uitroepteken te markeren wanneer de inhoud niet echt zo tijdgevoelig is. Indien u uw boodschappen altijd als belangrijk markeert, kan dit ertoe leiden dat men er gewoon na enige tijd geen aandacht meer aan schenkt.

Denk na voor u antwoordt

Wanneer u een e-mail met verschillende geadresseerden beantwoordt, denk dan even na of het echt nodig is om aan iedereen te antwoorden. Dubbelcheck ook zeker uw antwoord voor u de email uitstuurt. Het beantwoorden van e-mails aan iedereen in de distributielijst kan namelijk heel wat schade veroorzaken bij bedrijven en organisaties.

Denk na voor u verzendt

Bekijk altijd de distributielijst vooraleer u een delicate boodschap verstuurt. Tal van boodschappen zijn al per ongeluk naar de verkeerde persoon verstuurd met desastreuze gevolgen. Vermits e-mail de voornaamste vorm is van zakelijke communicatie, is het belangrijk dat u dit alles in overweging neemt wanneer u met klanten en collega's correspondeert. Vermijd fouten en herlees altijd snel uw mail voor u hem verzendt.

Meer blogposts...