Hoe sollicitanten afwijzen zonder reputatieschade?

Als HR-manager of managing director bent u bezig met de rekrutering van de juiste man of vrouw op de juiste plaats. Met allerlei acties zoekt u de witte raaf die perfect past bij de job én uw bedrijf.

Maar rekruteren betekent ook sollicitanten afwijzen. Het is de keerzijde van de medaille waar heel wat rekruteerders tegenop zien. Toch mag u dit aspect niet verwaarlozen, want anders loopt u reputatieschade op die u liever kwijt dan rijk bent.

Geef iedereen feedback

Hebt u een vacature gelanceerd en stromen de kandidaturen binnen? Dan is het uw verantwoordelijkheid om ze allemaal op een correcte manier te verwerken. Zodra u een eerste selectie heeft gemaakt, kunt u met de procedure van start gaan. Een selectie maken betekent per definitie dat er een aantal kandidaten uit de boot vallen. Alle sollicitanten hebben recht op feedback, ook als u hen niet persoonlijk heeft ontmoet. Als u niets van zich laat horen, blijft de kandidaat in het ongewisse, en dat zorgt voor de nodige frustraties. Via e-mail of telefonisch antwoorden? Op welke manier moet ik sollicitanten afwijzen? Het is een veel gestelde vraag die om een genuanceerde uitlegt vraagt. Als u bijvoorbeeld meer dan honderd kandidaturen ontvangt, kunt u natuurlijk niet iedereen persoonlijk op de hoogte brengen. Een goede regel is dan ook om na de eerste ronde sollicitanten af te wijzen op de manier waarop ze zich kandidaat hebben gesteld. Heeft u een e-mail ontvangen? Dan kunt u via e-mail antwoorden. Heeft u een brief ontvangen? Stuur dan misschien een brief terug. Dat mag best een standaardbrief zijn, zolang u maar de moeite neemt om een en ander te personaliseren.

Sollicitanten persoonlijk op de hoogte brengen

Soms is een persoonlijke benadering noodzakelijk. Als iemand meerdere persoonlijke gesprekken heeft gehad, een aantal pyschologische en vaardigheidstests heeft afgelegd en heel wat uren heeft geïnvesteerd, is de teleurstelling bij een afwijzing des te groter. In zulke gevallen, kunt u niet anders dan de kandidaat persoonlijk op de hoogte te brengen. Een onpersoonlijke of standaard e-mail richt alleen maar reputatieschade aan en creërt een teleurstelling bij wie het slechte nieuws ontvangt. U doet er dan ook goed aan om de kandidaat op te bellen om hem of haar een persoonlijke toelichting te geven. Ook al brengt u slecht nieuws en is het doorgaans geen aangenaam gesprek, getuigt deze werkwijze van respect en professionalisme.

Sollicitanten afwijzen: wees eerlijk en rechtuit

Elementaire beleefdheid en eerlijkheid zijn van groot belang wanneer u iemand slecht nieuws brengt. Rond de pot draaien, zorgt voor frustraties. Het advies is dan ook om eerlijk en rechtuit te zijn en het slechte nieuws meteen te brengen. Let er wel op dat u diplomatisch blijft en niet ruw of onbeleefd overkomt. U moet koste wat het kost voorkomen dat uw bedrijf in een slecht daglicht komt te staan. Slecht nieuws doet namelijk snel de ronde en veel mensen laten geen kans onbenut om hun negatieve ervaring te delen via sociale media of gewoon mond-tot-mond.

Discrimineren is uit den boze

Wanneer u een vacature openstelt, stellen mensen met verschillende profielen zich kandidaat. Jongeren, ouderen, mensen van allochtone origine, … U bent verplicht om iedereen op gelijke voet te behandelen. Anders loopt u niet alleen reputatieschade op, maar wordt u mogelijk ook met juridische geschillen geconfronteerd. Voorzie een duidelijke functieomschrijving met zo veel mogelijk details. Zo beperkt u uw doelgroep en reageren vooral mensen met het juiste profiel.

Deze pagina delen