Voor de meeste werknemers is het volgende scenario pijnlijk herkenbaar. Je start de werkdag met goede voornemens en in je hoofd is het al helemaal duidelijk welke bergen werk je zult verzetten. Maar naarmate de dag vordert, beland je in soort sluimer: je bent snel afgeleid, begint aan taken die eigenlijk niet op je planning stonden, … en voor je het weet zit de werkdag erop en heb je amper gedaan wat je wou. Deze tips houden je bij de les en verhogen je productiviteit.
2 algemene tips voor meer productiviteit
Niet alleen werkomgevingen zijn uniek, ook werknemers. Hoewel er dus ook geen regels bestaan die zomaar op iedereen van toepassing zijn, blijken de volgende twee wel voor veel werknemers nuttig:
- Op regelmatige tijdstippen verantwoording afleggen (aan je leidinggevende of aan een collega) motiveert om dingen gedaan te krijgen en de koe bij de horens te vatten. Als je iets niet gedaan hebt, moet je iemand teleurstellen, en dat vervelende gevoel wil je koste wat het kost vermijden.
- Stap voor stap veranderen: je hebt vaste gewoontes aangekweekt op het werk, en misschien werk je al jaren op dezelfde manier. Een 360-gradenommezwaai is dan ook niet haalbaar. Focus op kleine overwinningen en wees niet té streng voor jezelf.
Daarnaast hebben ook enkele concrete tips voor jou in petto, of je nu een multitasker bent die tien taken tegelijk wil doen en daardoor net helemaal niets gedaan krijgt, een struisvogel die niet aan deadlines kan denken tot ze vlak voor de deur staan, of een verstrooide professor die zijn concentratie halverwege de middag onherroepelijk verliest.
To-dolijstjes werken wél, als je het goed aanpakt
Deze eerste tip sluit meteen aan bij verantwoording afleggen bij een collega of leidinggevende. Je kunt die strategie namelijk ondersteunen door ook bij jezelf verantwoording af te leggen met behulp van duidelijk afgelijnde to-do’s. Goed timemanagement bestaat er namelijk in om op het einde van de werkdag een lijst met opdrachten voor de volgende dag op te stellen. Wees daarbij wel realistisch en concreet (bijvoorbeeld door een groot project in stukjes op te delen). Je bent misschien geneigd om ineens je to-do’s voor de hele week te verzamelen, maar dat is geen goed idee. Zo’n lijst is sowieso overweldigend, en schrikt meer af dan dat hij je aanmoedigt of je productiviteit verhoogt.
Van multitasken naar monotasken
Multitasken staat misschien wel goed, maar het werkt niet goed. Door te multitasken, maak je meer fouten en verlies je tijd. Je moet immers voortdurend tussen taken switchen en telkens van nul beginnen. Maak het jezelf makkelijker om te monotasken en je op één taak te concentreren door:
- Sociale media links te laten liggen (desnoods met een blocker zoals Anti-Social of StayFocusd).
- Je smartphone uit te schakelen (als het kan).
- Een timer te zetten en jezelf te verplichten om tot dat moment aan een project te werken. Daarna kun je je zelf op een korte wandeling of een andere vorm van afleiding trakteren en met opgeladen batterijen weer aan het werk gaan.
Schep orde op je werkplek
Waar je werkt is net zo belangrijk als hoe je werkt! Een gouden tip: hou je bureau zo veel mogelijk vrij. Enkel het project waar je op dat moment mee bezig bent, zou plaats mogen opeisen rondom je toetsenbord en je telefoon.
