Dé toolkit voor administratief personeel om productiviteit te verhogen

productiviteit

Vandaag zitten de meeste werknemers (of moeten we zeggen: de meeste mensen?) continu om tijd verlegen. We hollen van vergadering naar vergadering, proberen wanhopig onze mailbox leeg te houden en … voor we het goed en wel beseffen, zit onze dag erop. Als je liever méér uit je werkuren zou halen en liever beter zou presteren, dan zijn deze tools echt iets voor jou. Ze beloven namelijk je productiviteit drastisch te verhogen.

Bekijk onze administratieve vacatures

1. Taakbeheer om je productiviteit te verbeteren​

Taak- en projectbeheer zijn essentieel. Niet alleen om ervoor te zorgen dat je op het einde van de week of dag een heleboel taken hebt afgewerkt, maar ook om te garanderen dat je de juiste dingen gedaan hebt. Papieren lijstjes en post-its zijn prima (er gaat weinig boven het doorstrepen van items die klaar zijn), maar de digitale varianten op je smartphone heb je natuurlijk altijd bij je. Remember the Milk, Evernote en Todoist zijn voorbeelden van handige lijstjes-apps.

Trello is misschien wel de meest flexibele to do-lijst. Mensen gebruiken de app zowel om hun boodschappenlijstjes op te maken als om het personeel van hun zaak aan te sturen. Ook voor administratief personeel heeft de tool heel wat te bieden. Je kunt ‘boards’ aanmaken en daar verschillende taken aan verbinden. Die taken kun je bovendien makkelijk verplaatsen en je kunt er mensen aan toewijzen. Als ze klaar zijn, vink je ze simpelweg af.

2. Een agenda om het overzicht te houden​

Tenzij je geheugen je nooit in de steek laat, is een agenda onmisbaar – zowel thuis als op het werk. Hij zorgt voor een ‘ruwe schets’ van je week- of maandindeling en herinnert je aan deadlines. Je hebt de keuze uit een papieren of een digitale agenda, maar die laatste heeft veruit het meeste te bieden. Neem nu Google Calendar. Die digitale agenda is makkelijk doorzoekbaar, flexibel (afspraken verplaatsen is zo gebeurd) en deelbaar, zodat je je collega’s meteen kunt uitnodigen voor bepaalde afspraken of vergaderingen. Als je voor een upgrade naar de betalende Google Calendar for Business kiest, krijg je deze handigheidjes er nog bovenop:

  • Je krijgt extra veiligheidsfeatures, waardoor vertrouwelijke agenda’s raadplegen en delen geen enkel risico meer inhoudt.
  • Je kunt een teamkalender aanmaken en agenda’s makkelijk met het hele bedrijf delen.
  • Je kunt toegang verlenen aan een andere gebruiker, bijvoorbeeld een persoonlijke assistent, die dan ook afspraken kan boeken en je agenda kan beheren.
  • Je ziet makkelijk wanneer je collega’s drukbezet zijn of net tijd hebben, zodat je afspraken en vergaderingen meteen op het juiste tijdstip kunt boeken.

3. Ingeving? Meteen notities maken

​Je productiviteit verhogen, dat betekent ook: ingevingen en ideeën meteen opslaan, zodat ze je niet ontglippen. Opnieuw volstaan pen en papier, maar als je die niet bij hebt en je smartphone wél, dan is een notes-app erg handig.

  • Evernote is het best geschikt om notities te nemen, webpagina’s te bewaren én audio op te nemen. Je kunt je ingevingen dus ook gewoon inspreken, wat meteen heel wat tijd bespaart.
  • Microsoft OneNote: je gedachten en projecten organiseren, lijstjes maken, … 
  • Pocket: met deze app kun je interessante links of artikels opslaan om later te lezen. Want inspiratie of ingevingen komen niet altijd gelegen, en dan wil je al het nodige materiaal gewoon kunnen bewaren om er laten op verder te borduren. Als je Pocket te veel items bevat, kun je tags toekennen aan je documenten en links. Door ze zo te organiseren, ben je zeker dat er niets verloren gaat.

4. Niet alleen voor administratief personeel: hou de tijd in de gaten

​We denken van onszelf dat we best goed weten hoe lang we over onze taken doen, maar uit onderzoek blijkt dat dit meestal niet het geval is. Een app zoals Rescue Time kan je helpen om een beeld te krijgen hoe lang je waaraan werkt (of hoeveel tijd je verliest met sociale media, email, etc.). Pas als je weet waar je pijnpunten liggen, kun je ingrijpen. Ook met WorkFlowMax kun je probleemloos bijhouden hoeveel tijd in welke taken kruipt. Deze app heeft nog een leuke extra: je kunt er zelfs tijdlijnen mee bouwen voor speciale projecten en meteen productiviteitsanalyses doen.

5. Effectiviteit begint met de juiste mentaliteit

​De bovenvermelde apps zijn natuurlijk prima hulpmiddelen, maar zonder de juiste mentaliteit kom je nog nergens. Enkele tips die je helpen het maximum uit je toolkit te halen.

  • Stel grenzen om je tijd en energie te reserveren voor wat er écht toe doet, en om niet afgeleid te raken.
  • Durf nee zeggen, bijvoorbeeld tegen vergaderingen, die meteen erg veel tijd opslokken en niet altijd even nuttig zijn.
  • Als je een taakje hebt dat je in enkele minuten kan doen: doe het meteen. Dat is efficiënter dan er later nog aan te moeten denken en het opnieuw te moeten oppikken.
  • Stop met multitasken: maak je taak af én begin pas dan aan de volgende.
  • Als je met het openbaar vervoer naar het werk gaat: gebruik die reistijd nuttig, om te brainstormen, to do-lijstjes te maken, …

Deze pagina delen