L’accueil des nouveaux employés est crucial pour partir sur les meilleures bases, pour eux comme pour votre entreprise. Vous éviterez également qu’ils vous quittent après une courte période en raison d’attentes déçues.
Actuellement, de nombreux processus d'intégration ont lieu à distance. Dans ces conditions, il peut être plus difficile d’accueillir chaleureusement vos nouveaux employés. Mais ce n’est pas impossible ! Grâce à cette check-list, vous aurez l’assurance de ne rien oublier durant le parcours d'intégration à distance, et vous offrirez à vos nouveaux collègues un excellent départ.
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Étape 1 : le contrat
Premièrement, il est important que les RH soient informées de l’arrivée du nouveau travailleur. Ce dernier doit par ailleurs être en mesure de travailler à domicile (pensez à l’ordinateur portable, à l’adresse e-mail, au téléphone). Une fois ces éléments de base réglés, il ne vous reste plus qu’à faire en sorte que votre nouveau collègue se sente vraiment le bienvenu. Vous pouvez, par exemple, lui envoyer un e-mail de bienvenue, éventuellement avant sa date d’entrée en service. N'oubliez pas non plus d'informer le reste de l’équipe et de désigner, si nécessaire, un mentor virtuel. Il pourra répondre à toutes les questions du nouvel arrivant et l’aider à mieux comprendre son rôle au sein de l’organisation.
Veillez également à ne pas oublier le pack de bienvenue. Pensez à inclure des informations utiles telles qu'une liste des numéros de téléphone de tous les collègues, avec éventuellement des photos, les règlements de l’entreprise et peut-être des explications sur la manière dont elle gère le travail à domicile. Mais si vous voulez également prévoir une bouteille de bulles, des chocolats ou des fleurs, personne ne vous en empêche.
Étape 2 : une semaine avant le premier jour de travail
Dès le moment où votre collègue entre en service, il doit pouvoir se mettre au travail. Il faut éviter qu'il perde des jours (voire des semaines) à régler des questions d’ordre pratique. Pensez notamment à prévoir une séance de présentation (virtuelle) aux collègues, au département des RH et à d’autres parties prenantes importantes, en interne comme en externe. Fixez également des rendez-vous récurrents dans son agenda.
Étape 3 : le premier jour
Si tout se passe bien, votre nouvel employé disposera des ressources nécessaires dès le premier jour. Vérifiez dès que possible si c’est bien le cas, s'il comprend tout et s’il ne manque de rien. Pour cela, veillez à prévoir une réunion virtuelle d’accueil dès le premier jour. En plus de répondre à ces questions, cette réunion sera l’occasion parfaite de présenter plus longuement l’entreprise : sa mission, sa vision, ses valeurs fondamentales, sa structure opérationnelle et ses ambitions pour l’avenir. Pour que votre nouvelle recrue se sente particulièrement bien accueillie, assurez-vous qu’elle trouve dès son arrivée un message de bienvenue dans sa boîte de réception, idéalement de la part de son manager direct ou d'un membre de la direction.
Étape 4 : quelques semaines plus tard
Après une période d’acclimatation, chacun trouve son rythme de croisière. Ne relâchez pas votre vigilance pour autant ! Mieux vaut vérifier régulièrement auprès du nouvel arrivant si tout se passe bien. Se sent-il à l'aise ? A-t-il l'impression de trouver ses marques ? Rencontre-t-il des obstacles ? Comment pourriez-vous améliorer le processus d’intégration ? Vous réaliserez peut-être que certaines formations pourraient l’aider à faire encore mieux son travail. Cherchez alors une version en ligne de la formation voulue, et planifiez-la dès que possible.
Étape 5 : trois à six mois plus tard
Même après quelque temps, il est important de demander au nouvel employé s'il se sent bien dans votre entreprise. Cela vous permettra d'optimiser le processus d'intégration pour cette personne, mais aussi pour les futures recrues grâce à ses éventuelles remarques ou suggestions pertinentes. Après six mois, il est également temps d’évaluer les tâches de votre collaborateur et d’adapter, si nécessaire, ses objectifs. Au passage, assurez-vous qu’il se sente reconnu, par exemple en partageant ses performances lors d'une réunion d’équipe virtuelle et en vous montrant réellement ouvert à son feed-back.
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