Avez-vous déjà un plan de capacité ?

Publié par Robert Half le 07/05/2020

Avez-vous déjà une idée du nombre de recrutements à réaliser l’année prochaine ? Ou préférez-vous arriver comme les carabiniers et organiser vos embauches après le départ d’un employé ou à l’arrivée d’un nouveau client ? Vous pouvez épargner du stress à vos recruteurs et collaborateurs, en anticipant vos besoins d’embauches futures. Cela vous permettra aussi de garantir la continuité de votre société. Pour ce faire, une gestion analytique de la capacité et des ressources humaines est indispensable.

Qu’est-ce que la gestion de capacité ?

Des employés qui s’en vont ou sont malades, une croissance du nombre de commandes ou de nouveaux marchés à explorer. Tous ces éléments mettent sous pression votre effectif. L’objectif de la gestion de capacité est de prévoir certaines évolutions dans le but d’anticiper les besoins de recrutement et d’adapter optimalement la gestion du personnel à la demande.

Charge de travail moindre et coûts réduits

Gérer bien la capacité implique qu’il faut, à partir de données disponibles, rigoureusement identifier les besoins de personnel à moyen terme. Pour une période d’un an par exemple. La charge de travail en bénéficiera tout comme, probablement, votre budget réservé au recrutement. LinkedIn a constaté à ce sujet que la création d’une équipe de ‘Talent analytics’ (qui préconise à partir d’un modèle analytique les fluctuations futures du personnel) peut vous faire épargner 15% de votre budget de recrutement. Parce qu’il n’y a plus de sureffectif d’une part et parce que, d’autre part, le nombre de recruteurs est adapté à la charge de travail. Évidemment, toutes les entreprises ne disposent pas d’une large équipe de recruteurs mais, même pour les sociétés moins importantes, la gestion de capacité peut signifier un gain évident en performance.

Vers une gestion de capacité analytique et ‘databased’

Utilisez les données dont vous disposez déjà

Votre service de finances dispose-t-il d’un budget pour les embauches dans le courant de l’année, qui tient également compte d’éventuelles activités complémentaires ? Disposez-vous d’estimations du nombre d’employés que vous perdrez, dans cette même période, à cause des mises en pension, licenciements, maladies ... ? Savez-vous déjà où se présenteront des glissements internes à moyen terme ? Cartographiez toutes ces données afin de déterminer de la façon la plus rigoureuse, le nombre de recrutements possibles et nécessaires, d’employés fixes et flexibles. A partir de ces chiffres vous analyserez la charge de travail pour votre service de RH. En étudiant à fond les fluctuations de vos effectifs, vous pourrez généralement prédire les urgences qui se présenteront dans l’année qui suit. De cette façon vous avez en main toutes les données nécessaires à une planification détaillée de capacité et de personnel.

Optimisez l’équipe de RH

Plus de collaborateurs signifie plus de personnel en RH. Est-ce vraiment ainsi ? Vous pouvez aussi tenter de rendre votre équipe de RH plus efficace. Calculez, en vous basant sur les embauches estimées de l’année à venir, de combien de recruteurs vous aurez besoin et quand. Analysez ensuite les processus de travail de l’équipe, fixez des objectifs mesurables et réalistes par personne et évaluez régulièrement la productivité et les performances de chacun. Si le nombre de collaborateurs s’avère insuffisant pour la charge de travail attendue, vous pouvez déjà anticiper. S’il y a assez de personnes mais un déséquilibre dans la charge de travail, n’hésitez pas à répartir différemment les responsabilités et les tâches.

Une responsabilité partagée

On ne peut établir des prévisions pour l’avenir que lorsque tous les départements coopèrent. Le service financier, les ventes, le département de ‘business development’, la direction … Mener une gestion de capacité et de planning de personnel est un effort commun dont l’ensemble de l’entreprise profitera sur le long terme. Pour pouvoir ajuster le planning à temps, il convient de se réunir régulièrement pour discuter de la situation du moment et d’éventuelles évolutions inattendues.

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