Bientôt en congé de maternité ? Comment garantir un transfert sans heurts au travail

Publié par Robert Half le 07/05/2020

Partez-vous bientôt en congé de maternité ? Alors vous avez certainement une checklist de ce qui doit encore être fait avant l’arrivée du nouveau-né. Mais avez-vous aussi pensé au travail ? Qui prendra la relève ? Quand commencera-t-il (-elle) ? Dispose-t-il (-elle) de toutes les informations nécessaires ? Si vous voulez être sûre d’une transition aisée, commencez à planifier dès aujourd’hui.

Commencez le plus rapidement possible à planifier

En Belgique on a droit à 15 semaines de congé de maternité, dont 6 semaines maximum avant la date présumée de l’accouchement. Avez-vous l’intention de ne prendre que le minimum obligatoire de 1 semaine avant la naissance ? Même dans ce cas, il est conseillé de ne pas attendre trop longtemps pour transférer vos tâches. Après tout, on n’est jamais certain de ne pas devoir s’absenter plus tôt que prévu. Déterminez en concertation avec votre employeur, la date à laquelle vous désirez finaliser le transfert et la durée de formation de votre remplaçant. Réfléchissez aussi au profil idéal de ce dernier. Une information essentielle pour le recrutement.

Pour garder un aperçu, composez un dossier

Trouver la personne adéquate pour vous remplacer peut prendre du temps. Mais n’attendez pas avec vos préparatifs jusqu’au jour du recrutement. Composez à l’avance un dossier structuré. Commencez à noter les infos indispensables pour votre remplaçant. Chemin faisant vous découvrirez que les détails s’ajouteront. Une fois engagé, votre remplaçant pourra ainsi disposer d’un dossier complet d’informations utiles.

N’oubliez pas vos collègues

Indiquez les projets et les activités que votre remplaçant devra mener en votre absence. Parlez avec les collaborateurs concernés de ce qu’ils attendent du nouveau collègue et triez avec eux les choses qui peuvent attendre votre retour. De cette façon vous comprendrez mieux vous-même quelles sont les informations à transmettre.

Lorsque votre successeur a débuté dans son nouveau job, il ne serait pas mal de se mettre ensemble avec ces collaborateurs. Pour qu’ils fassent connaissance et pour que les choses soient parfaitement claires avant votre départ. Rédigez en tout cas une liste de contacts pour le nouveau collaborateur, avec le nom des collègues, leur fonction et données de contact, les projets dont ils sont responsables et le rôle qu’ils y jouent.

Un plan de formation

Il ne suffit pas bien sûr de créer un dossier avec des informations. Votre remplaçant doit avoir le temps nécessaire pour s’adapter, à vos côtés. Utilisez votre dossier et les apports des collègues pour rédiger un plan de formation.

Tenez compte du fait que ce qui vous paraît évident, pourrait être compliqué pour le nouveau collaborateur, surtout lorsqu’il doit assimiler beaucoup dans un bref délai. Prévoyez donc assez de temps pour d’éventuelles questions ou répétitions.

Partagez vos documents

Dans un monde idéal la politique de l’entreprise détermine où et comment il faut sauvegarder ses documents, et elle est minutieusement suivie par chacun. Dans la pratique de nombreux collaborateurs ont leur propre classement. Ne compliquez pas la vie de votre remplaçant et de vos collègues. Partagez vos documents dans le cloud ou sur un serveur commun. Parlez de ce classement avant votre départ pour éviter des appels dérangeants au cours de votre congé de maternité.

Travailler pendant votre congé ?

En principe vous avez droit à 15 semaines de congé, sans jamais devoir penser au boulot. Certains restent pourtant en contact par poste électronique ou par téléphone. Êtes-vous prête à le faire ? Mettez- vous bien d’accord. Si vous désirez être appelée uniquement pour éviter de devoir lire votre courriel, communiquez-le. Il n’y a rien de mal à fixer des limites.

Toujours à la recherche du merle blanc pour vous remplacer pendant votre congé de maternité ?

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