14 conseils de savoir-vivre en vidéoconférence

Publié par Robert Half le 13/12/2020

Les appels vidéo sont un moyen très efficace d’interagir avec vos collègues et contacts professionnels. À l’heure actuelle, cet outil fait partie intégrante du travail à domicile. Mais en cas de problème technique, votre professionnalisme risque d’être remis en cause.

Robert Half a récemment lancé un sondage LinkedIn dans plusieurs pays afin d’identifier les problèmes les plus irritants lors d’appels vidéo : 1. Mauvaise qualité audio/vidéo, 2. Les vidéoconférences ne sont pas nécessaires, un e-mail suffit, 3. Trop de personnes parlent en même temps. Ces réponses soulignent l’importance de l’étiquette vidéo pour rendre vos appels aussi fluides et professionnels que possible.

Ces 14 conseils de savoir-vivre en vidéoconférence vous aideront à éviter les ennuis :

1. Vérifiez que tout fonctionne

D’éventuels problèmes techniques peuvent perturber votre appel vidéo, ils obtiennent d’ailleurs les plus mauvais scores dans l’étude Robert Half. Testez votre technologie – ordinateur, applications, caméra et microphone – pour vous assurer que tout fonctionne avant le début de la réunion. Vous ne voulez pas retarder le début d'un rassemblement car personne ne peut vous voir ou vous entendre.

2. Organisez-vous

Si vous menez une réunion virtuelle, respectez l'ordre du jour. Étant donné que les gens travaillent chez eux, dans leur salle à manger ou chambre d'amis, les réunions en ligne peuvent sembler de nature plus informelle et sont donc particulièrement propices à vous faire dévier d’un sujet. Pour des raisons de productivité et de concentration, essayez de limiter les points à l’ordre du jour et de les envoyer préalablement aux participants.

3. Préparez-vous pour votre passage à l'écran

Vous êtes l’organisateur/organisatrice de la réunion virtuelle ? Posez-vous la question suivante : cette vidéoconférence est-elle vraiment nécessaire ou peut-on en discuter par e-mail ou via Skype/Teams ? Si vous décidez d’organiser l’appel vidéo, veillez à envoyer l’ordre du jour à l’avance aux participants, et respectez-le pendant la réunion.

4. Vérifiez votre arrière-plan

Idéalement, l’arrière-plan d’une vidéoconférence doit être relativement épuré et non distrayant. Vérifiez que votre arrière-plan ne présente pas de pile de vaisselle ou de linge sale. De nombreuses plateformes de réunion virtuelles vous permettent de modifier ou de flouter l'arrière-plan si nécessaire. Vérifiez également que l'éclairage est suffisant pour permettre aux autres de vous voir. C’est particulièrement important si vous procédez à un entretien d’embauche en ligne ou rencontrez des gens par écrans interposés pour la première fois.

5. Exprimez-vous clairement

Lors de réunions en ligne, articulez et exprimez-vous lentement. La qualité de la connexion Internet à domicile peut varier, tout comme la fiabilité des dispositifs. N’oubliez pas qu'un léger décalage se produit souvent lorsqu’une personne parle, alors faites une pause après avoir posé une question ou écouté la réponse de quelqu'un. Il est trop facile d'interrompre d'autres orateurs par inadvertance. C’est d’ailleurs le troisième aspect qui dérange le plus les personnes sondées : trop de personnes qui parlent en même temps.

6. Regardez la caméra

Lors de réunions virtuelles, votre écran présente de nombreux éléments à regarder : images de vos collègues et de vous-même, présentation principale ou transcription de la conversation entre les participants. Hors écran, votre partenaire ou vos enfants peuvent également se déplacer dans la maison. Établissez un « contact visuel » avec les autres participants à la réunion en fixant la caméra lorsque vous parlez et écoutez.

7. Essayez d’établir une connexion personnelle

Il est important de faire preuve d'empathie et de se connecter en tant qu'êtres humains, et pas seulement en tant que collègues de travail, en particulier dans des moments difficiles tels que ceux que nous vivons actuellement. Lors de leurs réunions virtuelles, les managers devraient consacrer un peu temps en début (ou fin) de réunion pour prendre des nouvelles de chacun.

8. Trouvez un endroit calme (si possible)

Idéalement, installez-vous dans une pièce à faible trafic où vous pourrez fermer la porte. Si vous ne parvenez pas à trouver de l'intimité pour votre vidéoconférence, optez pour un espace moins fréquenté de votre habitation. Expliquez aux colocataires, conjoints, proches ou enfants que vous participez à une réunion de travail et que vous ne pourrez pas leur parler pendant cette période. Si possible, installez les animaux domestiques dans une pièce séparée. Et n'oubliez pas de désactiver les notifications sur votre ordinateur et vos appareils personnels.

9. Utilisez le bouton Muet

Vous ne trouvez pas d’endroit calme ? La plupart des services de vidéoconférence vous permettent de participer à des réunions en mode muet. Pendant la réunion, lorsque vous ne parlez pas, coupez le microphone pour permettre aux autres de parler sans entendre votre chien aboyer chaque fois qu'un écureuil traverse le jardin.

10. Partagez votre écran avec précaution

Si vous partagez votre écran pendant une vidéoconférence, réduisez le nombre de fenêtres et d'onglets ouverts pour que les participants voient facilement de quoi vous parlez. Veillez à fermer les documents que vous ne souhaitez pas partager et désactivez temporairement toutes les notifications de messagerie pendant votre présentation.

11. Limitez le nombre de participants

De nombreuses personnes se disent fatiguées par les appels vidéo dernièrement. Si vous prévoyez une vidéoconférence, n’invitez que les personnes qui doivent absolument être présentes. Les petits groupes sont généralement plus productifs et plus engagés.

12. Prudence avec les messages

Faites attention aux messages que vous envoyez aux participants pendant les réunions en ligne. Si vous vous plaignez d’une personne pendant la réunion (un exercice auquel vous ne devriez en principe pas vous risquer) et que votre commentaire est accidentellement envoyé à la mauvaise personne ou se retrouve dans une transcription, vous pourriez nuire aux relations ainsi qu'à votre réputation.

13. Ne multipliez pas les tâches

Le savoir-vivre en réunion virtuelle implique de résister à la tentation de consulter les actualités, les réseaux sociaux ou vos e-mails. Le manque d’attention d’un participant lors d'une vidéoconférence est assez clairement perceptible. Et le fait que personne n’a envie de vous voir ou de vous entendre manger est une vérité absolue. Même si c'est l'heure du déjeuner, reportez le sandwich ou les collations à plus tard.

14. Ne vous déplacez pas

Si vous participez à la réunion sur un dispositif mobile, évitez de vous balader ou de trop bouger, car cela peut désorienter les autres. Placez votre appareil sur un support immobile, si possible, et essayez de ne pas vous agiter (même après un excès de caféine).

Un dernier conseil de savoir-vivre en vidéoconférence : n'oubliez pas de vous montrer gentil et patient avec vos collègues. Les niveaux de confort et d'expertise en matière de réunions virtuelles varient d'un individu à l’autre. Offrir une assistance technique ou rassurer, si nécessaire, aidera chacun à se sentir soutenu et intégré à l'équipe, même sans se trouver physiquement au même endroit.

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