Télétravail : comment faire en sorte que ça marche pour votre équipe

Publié par Robert Half 29/11/2018

Le télétravail et le travail à domicile deviennent peu à peu la norme dans de nombreuses entreprises. En outre, en raison de la pénurie de spécialistes, celles-ci font de plus en plus fréquemment appel à des télétravailleurs externes.

La possibilité de travailler à distance est aussi un atout que vous pouvez faire valoir pour attirer les meilleurs talents. D’après le Guide des salaires 2019 , il semble même que le télétravail et les horaires flottants soient parmi les initiatives les plus populaires mises en place par les entreprises dans le cadre de leur politique de rétention. 4 entreprises sur 10 ont ainsi implémenté le télétravail au cours des 3 dernières années.

En lui offrant l’opportunité de travailler de chez soi, ou plus largement à distance, vous avez davantage de chances de convaincre un candidat de valeur de choisir votre entreprise, mais aussi de le fidéliser par la suite. Le télétravail vous donne ainsi accès à des compétences de spécialistes, vous permettant de faire avancer vos projets à grands pas.

Mais il n’est pas toujours évident de mener une équipe dispersée à travers tous les pays. Gérer des employés qui travaillent à distance à plein temps est déjà un défi en soi. Mais s’il faut en plus garder une vue d’ensemble des télétravailleurs et des travailleurs à domicile, chacun ayant des horaires différents, cela peut devenir très compliqué. C’est pourquoi une bonne structure est essentielle. Pour cela, les 6 conseils suivants pourraient se révéler bien utiles.

 

1 Évaluez vos collaborateurs pour savoir s’ils sont prêts

Nombreux sont ceux qui aimeraient travailler de chez eux ou dans un bureau partagé, mais ce n’est pas donné à tout le monde. Une grande autodiscipline est indispensable pour rester productif. Les profils parfaits pour cela se distinguent par leurs capacités de gestion de leur temps et de communication. Ils doivent également avoir suffisamment de sens des responsabilités pour mener à bien leurs tâches sous une surveillance minimale.

Examinez donc la situation au cas par cas au lieu de décider pour tout le monde si le télétravail est une option ou pas au sein de votre équipe.

 

2 Définissez quelles fonctions y sont éligibles

Toutes les fonctions ne sont pas en soi adaptées au télétravail ou au travail à domicile. Plus le poste implique des contacts personnels, moins il s’y prête.

Les analystes financiers par exemple, peuvent sans problème étudier des données et évaluer des investissements, où qu’ils se trouvent. Mais la donne est différente si vous prenez un collaborateur du service des ressources humaines. Ces derniers ont beaucoup de contacts avec le personnel, et le font de préférence en face à face.

Considérez donc l’impact potentiel du télétravail ou du travail à domicile sur le fonctionnement quotidien de votre équipe : deviendra-t-il plus compliqué de respecter certains délais si cette personne n’est pas au bureau ? S’agit-il de tâches difficiles à accomplir de manière autonome ? Si vous avez répondu « oui » à ces deux questions, mieux vaut abandonner l’idée.

 

3 Posez des attentes claires

Que votre employé travaille de chez lui, de la bibliothèque ou au bureau, la qualité de ses prestations ne doit pas en pâtir. Posez donc des attentes claires, des règles générales en ce qui concerne le respect des deadlines, les horaires de travail, le délai de réponse aux e-mails et aux coups de téléphone…

 

4 Facilitez le télétravail avec les bons outils

Dans un environnement virtuel, la technologie est indispensable. Slack, Google Hangouts, Skype for Business sont autant de plateformes que les collaborateurs peuvent utiliser au quotidien pour communiquer. Incitez-les aussi à employer des outils tels que Dropbox et Google Drive pour faciliter l’échange de fichiers.

 

5 Tenez les membres « virtuels » de votre équipe au courant

L’un des avantages à travailler au bureau, c’est que vous êtes toujours invité lorsque tout le monde va boire un verre après le travail ou quand quelqu’un amène une tarte pour son anniversaire. Sans parler des réunions imprévues ou des sessions de brainstorming improvisées. Les télétravailleurs n’en sont souvent informés qu’a posteriori, voire pas du tout.

Faites attention à ne pas, inconsciemment, créer deux classes parmi lesquelles une partie de l’équipe serait impliquée dans tout ce qui se passe, et l’autre manquerait tout. Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour faire sentir aux télétravailleurs qu’ils font partie de l’équipe :

  • Impliquez ceux qui travaillent à distance dans les discussions spontanées. Envoyez-leur un message privé avec une invitation Skype pour les réunions improvisées.

  • Passez de l’audio aux conversations vidéo. Ainsi, tout le monde voit le visage et les réactions des autres.

  • Stimulez le team-building virtuel. Les premières minutes d’une réunion d’équipe sont l’occasion idéale de mentionner un anniversaire ou d’annoncer des nouvelles personnelles. Les télétravailleurs manquent les discussions à la machine à café. Sortez donc parfois du cadre purement professionnel au cours de ces conversations audio ou vidéo.

Et n’oubliez pas : ce n’est pas parce qu’ils apprécient leur autonomie qu’ils ne veulent pas entendre parler de vous. Les réunions d’équipe sont utiles pour partager des informations sur l’entreprise et les projets en cours, mais les conversations en one-to-one sont aussi importantes. Avec deux coups de fil par semaine pour faire le point et des feedbacks réguliers, vous faites sentir à vos collaborateurs externes que vous les estimez.

 

6 Ne négligez pas pour autant votre personnel sur place

Ceux qui n’ont pas la possibilité de travailler à distance, ou qui préfèrent tout simplement être au bureau, aimeraient sans doute profiter des mêmes avantages que les autres. Envisagez donc d’être plus flexible en ce qui concerne les règles vestimentaires, les horaires de bureau, ou regardez si vous pouvez rembourser les transports en commun.

Veillez aussi à ce que vos collaborateurs sur place ne doivent qu’exceptionnellement assumer les tâches de leurs collègues externes. Cela ne doit pas devenir une habitude.

Pour que le télétravail et le travail à domicile fonctionnent pour votre équipe, il est donc essentiel, d’une part que vos collègues externes ne se sentent pas exclus, et d’autre part, de ne pas oublier les besoins de vos collaborateurs sur place, notamment en matière d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Faites aussi en sorte que l’ambiance de travail au bureau soit détendue.

 

Préparez-vous à l’avenir

Savoir diriger une équipe flexible va devenir de plus en plus important pour les managers dans les domaines de la finance et de la comptabilité. Nous constatons en effet que de plus en plus d’entreprises actives dans ces secteurs adoptent ce mode de fonctionnement.

Ce nouveau modèle implique un fichier du personnel flexible qui comprend aussi bien des employés à plein temps que des travailleurs intérimaires et des intervenants pour un projet. Pour y parvenir, de plus en plus d’entreprises font appel à une aide externe.

 

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