L’évolution des responsabilités des management assistants

Publié par Robert Half 20/05/2015

Presque toutes les entreprises emploient un ou plusieurs management assistants ou assistants administratifs.

Au fil des ans, l’ensemble de leurs tâches a considérablement évolué, comme le révèle une enquête d’OfficeTeam. Près de la moitié (49 %) des 300 employés administratifs belges interrogés déclare se voir confier toujours plus de projets et de responsabilités, et 38 % indiquent que les projets dont ils ont la charge doivent être traités plus rapidement. Nous avons recherché les témoignages de 3 management assistants : Athena Versteijlen, Marie-Claire Chantraine et Ellen Houthoofd. Maj Buyst, Director auprès d’OfficeTeam, livre son éclairage de la question.

 

Management assistant : un large éventail de responsabilités

Depuis longtemps, la fonction de management assistant n’est plus limitée au seul travail administratif et s’accompagne de nombreuses autres responsabilités, telles que le suivi de projets ou d’autres missions de soutien. Une évolution que confirme Athena Versteijlen, active dans le secteur du dragage : « L’attention se porte de plus en plus sur le volet opérationnel. Je ne me limite donc plus au soutien administratif et contribue largement au traitement opérationnel. » La barre est placée plus haut qu’avant, ajoute Marie-Claire Chantraine : « De nos jours, les managers ne recherchent plus de simples assistants administratifs. Ils optent pour un business partner/manager capable de gérer leur paquet de tâches aussi bien qu’eux-mêmes. » De plus, les management assistants assument désormais davantage de responsabilités. « Il n’est pas rare d’avoir la responsabilité finale sur des questions précises, explique Ellen Houthoofd. Je ne dois plus systématiquement soumettre tout à la hiérarchie avant de prendre une décision. » Il va sans dire que la nature précise des missions confiées au management assistant peut sensiblement varier. Une description de fonction complète et précise est dès lors indispensable, pour attirer les bons candidats et accroître les chances de recrutement fructueux.

Le maître-mot : autonomie

Ces dernières années, la polyvalence, l’autonomie et l’esprit d’initiative sont trois « soft skills » qui ont gagné en importance pour les management assistants et assistants administratifs. Comme l’évoquait Ellen, l’accroissement des responsabilités change sensiblement la donne. « C’est vraiment un plus, juge Athena. Pour moi, plus il y en a, mieux c’est. Je n’y vois que du positif. D’ailleurs, certaines tâches sont plus faciles à exécuter sans devoir attendre l’accord d’en haut. » Ellen y voit aussi un autre avantage : « On peut organiser son travail entièrement à sa guise. » Maj Buyst, Director d’OfficeTeam, a son avis sur la question : « Les collaborateurs administratifs jouent un rôle crucial dans l’entreprise. On attend d’eux qu’ils soient toujours plus flexibles et fassent preuve de plus d’autonomie et d’initiative. Polyvalent et multilingue, l’employé administratif idéal doit non seulement maîtriser les indispensables compétences informatiques, mais aussi pouvoir assumer différentes tâches et responsabilités en toute autonomie. »

Le titre et la fonction

Reste à savoir si le titre attribué à la fonction de management assistant correspond encore à la réalité. Marie-Claire résume bien les choses : « Le concept de management assistant a connu une profonde évolution et la description de fonction varie fort d’une entreprise à l’autre. Il est dès lors tout à fait impossible de savoir ce que recouvre cette fonction dans une entreprise donnée faute de disposer d’un descriptif détaillée. » Pour autant, certains attachent une grande valeur au titre attribué. Pour Athena, « les fonctions de management assistant et de secrétaire se sont fort éloignées l’une de l’autre au fil des ans. Pour ma part, je suis heureuse que le terme "secrétaire" – péjoratif à mes yeux – ne soit plus que très peu utilisé. » Une opinion nuancée par Ellen : « Pour moi, le travail à faire importe plus que l’étiquette. Avoir de nombreuses missions, se voir confier des responsabilités et pouvoir organiser son travail ; voilà le plus important ! » La fonction de management assistant n’est plus ce qu’elle était il y a dix ans et s’accompagne désormais de quantité de responsabilités et défis nouveaux. Ce qui ne devrait pas poser de problème si le cadre est clairement défini. Au contraire : l’emploi offre nombre de perspectives pour autant que l’accord soit clair entre les parties.

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