Management Assistant Day 2015

April 12, 2015

78% van de administratieve assistenten is van mening dat sinds 2008 de dagelijkse taken veranderd zijn. Lees er hier meer over!

Management Assistant, de nieuwe manager binnen het bedrijf

Brussel, 14 april 2015 – Op 16 april is het Management Assistant Day en naar aanleiding van deze gelegenheid polste OfficeTeam, de divisie van Robert Half gespecialiseerd in de tewerkstelling van tijdelijke administratieve profielen, naar de veranderde rol van management assistants en het belang van functietitels en -omschrijvingen bij ODISEE (vroeger HUB-KAHO) en enkele management assistants.

Meer dan drie kwart (78%) van de administratieve assistenten is van mening dat sinds 2008 de dagelijkse taken veranderd zijn. Dit blijkt uit een onafhankelijk onderzoek uitgevoerd in opdracht van OfficeTeam onder 301 management assistants, personal assistants, executive assistants, secretaressen/secretarissen en andere administratieve medewerkers in België.

Bijna de helft (49%) van de ondervraagde Belgische administratieve professionals zegt er steeds meer projecten en verantwoordelijkheden te hebben bij gekregen en nog eens 38% stelt dat projecten sneller moeten worden opgevolgd. Daarnaast is nog eens meer dan een vierde (27%) van mening dat ze zich steeds flexibeler dienen op te stellen en bijkomende departementen moeten ondersteunen.

Maj Buyst, Director OfficeTeam legt uit: “Bedrijven ondernemen steeds meer groei-initiatieven wat resulteert in meer projecten en een hogere werkdruk. Dit onderstreept tegelijkertijd ook het belang van administratieve professionals om een sleutelrol te spelen binnen het bedrijf. Het volstaat doorgaans dus niet meer om enkel de eigenlijke administratieve functietaken af te handelen. Werknemers worden namelijk ook geacht zich steeds flexibeler op te stellen en meer zelfstandigheid en initiatiefkracht aan de dag te leggen. Veelgevraagde administratieve werknemers vandaag zijn veelzijdige, meertalige professionals die niet alleen over de nodige computervaardigheden beschikken, maar ook op een autonome manier meerdere taken en verantwoordelijkheden kunnen opnemen.”

Kathleen De Mol, Management Assistant zegt hier het volgende over: “Er wordt tegenwoordig meer en meer verlangd van de management assistant. Zo wordt er verwacht dat hij/zij meer initiatieven neemt op allerlei vlakken en taken uitoefent die tot op enkele jaren geleden niet tot het takenpakket behoorde. Er wordt meer zelfstandigheid, meer beslissingsrecht en meer projectmanagement gevraagd wat dus ook gepaard gaat met meer algemene verantwoordelijkheid binnen het bedrijf. De manager rekent er ook op dat de management assistant deze verantwoordelijkheden opneemt en verlangt ook steeds meer dat we de nodige beslissingen nemen en betrouwbaar advies bieden.”

Top 3 ‘soft skills’ die, volgens OfficeTeam, de laatste jaren voor de management assistant en administratieve assistenten belangrijker zijn geworden:

  1. Veelzijdigheid
  2. Zelfstandigheid
  3. Initiatief nemen

“De management assistant moet zich, in vergelijking met enkele jaren geleden, veel meer bezig houden met het reilen en zeilen van het kantoor en omgeving. Hij/zij is het aanspreekpunt geworden voor collega’s en er wordt ook verlangd dat de dagdagelijkse problemen worden opgelost door de management assistant. ‘People management’ is dus ook heel belangrijk geworden voor onze functie”, aldus Kathleen De Mol.

Véronique Graind’Orge, Opleidingshoofd Office Management van ODISEE geeft een extra woordje uitleg: “Bachelors in Office Management zijn niet alleen sterk in talen of keien in het Ms Office pakket. De laatste jaren worden zij ook getraind in het aansturen van projecten en het organiseren van events. Daarnaast leren zij processen vlot en efficiënt te laten verlopen. Als key-user van diverse softwarepakketten zijn zij de onmisbare schakel tussen de IT-ers enerzijds en de doorsnee computergebruikers anderzijds. Deze recente evolutie verklaart waarom het opleidingsprogramma de laatste jaren ook aantrekkelijk is geworden voor jongens. De office manager vormt een team met de manager waardoor de functie breder wordt. Zelfstandig kunnen werken, probleemoplossend denken en teamgerichtheid zijn daarom essentieel om te slagen.”

Functieomschrijving – en titel

De functies van administratieve professionals worden regelmatig gewijzigd en uitgebreid. Uit een internationaal onderzoek blijkt dat de helft van de administratieve professionals hun functieomschrijving accuraat vindt in relatie tot het werk dat ze doen. Meer dan vier op de tien (41%) administratieve professionals zeggen dan weer dat de jobomschrijving niet nauwkeurig is gezien de functietaken aanzienlijk zijn veranderd en nog eens 9% zegt dit niet te weten omdat ze zich de exacte functieomschrijving niet meer voor de geest kunnen halen.

Er is echter enige flexibiliteit nodig naar de interpretatie en toepassing van functieomschrijvingen toe. Meer dan de helft (55%) van de administratieve werknemers stelt namelijk zeer vaak taken uit te oefenen die niet onder de functieomschrijving vallen. Bijna een derde (32%) zegt dat dit tamelijk vaak voorkomt en slechts 12% zegt dat dit zelden voorkomt.

“Het belang van een goede functieomschrijving wordt regelmatig onderschat. Toch zijn de gevolgen verstrekkend. Een goede functieomschrijving is een absolute must voor een succesvol aanwervingsproces. Rekruteringsmanagers kunnen namelijk aan de hand hiervan het juiste talent aantrekken en de kans op ongeschikte sollicitanten verminderen wat dan weer tijd bespaart voor de werkgever,” aldus Maj Buyst.

Hilde Sette, Executive Secretary zegt hier het volgende over: “Enige flexibiliteit naar functieomschrijvingen toe is wel op zijn plaats. Uit mijn ervaring weet ik dat er altijd bepaalde taken kunnen bijkomen die initieel niet werden meegegeven. In het algemeen vind ik wel dat een functieomschrijving van tijd tot tijd dient overlopen te worden en eventueel aangevuld moet worden met de verantwoordelijkheden die er zijn bijgekomen.”

“Een functieomschrijving is erg belangrijk in elke job, maar mijn ervaring leert mij dat meer dan 50% van de uit te voeren taken als management assistant niet in een functieomschrijving kan worden omschreven. Alles op kantoor draait rond de management assistant en hij/zij is meer en meer verantwoordelijk voor de goede gang van zaken in het algemeen. Dit kan je onmogelijk duidelijk op papier zetten. Het is ook net dat dat de job zo gevarieerd en boeiend maakt”, aldus Kathleen De Mol, Management Assistant.

What’s in a name?

De overgrote meerderheid (93%) van de administratieve professionals vindt het belangrijk een functietitel te hebben waaruit duidelijk de functietaken en verantwoordelijkheden blijken, en dit gaande van zeer belangrijk (53%) tot tamelijk belangrijk (40%). Slechts 7% vindt dit niet belangrijk.

Kathleen De Mol zegt het volgende over het belang van de jobtitel: “Voor mij is een jobtitel helemaal niet belangrijk. Een job uitoefenen die gevarieerd en boeiend is en waar ik kan bijleren, is prioritair. Als we de titel ‘management assistant’ letterlijk nemen, betekent dit dat we alleen taken uitvoeren voor de manager(s). Dit is vandaag nog zelden het geval. De management assistant is in toenemende mate dé verantwoordelijke voor het algemene goede verloop van het hele kantoor wat als voordeel heeft dat het management zich meer kan bezig houden met hun eigenlijke taken.”

Document: Persbericht_Management Assistant day 2015